ARBETA HEMIFRåN

Så här ringer du konferenssamtal med professionellt ljud hemifrån

Konferenssamtal är en av de huvudsakliga formerna av kommunikation för de flesta som arbetar på distans. Därför är det väldigt viktigt att ljudet hörs klart och tydligt. Det är faktiskt så att dålig ljudkvalitet i ett konferenssamtal är som ett e-postmeddelande fullt av stavfel och grammatiska fel – otydligt och oprofessionellt. Men med bra ljud kan du få fram dina åsikter klart och tydligt. I den här guiden visar vi dig de nödvändiga ljudverktygen och teknikerna du behöver för att göra konferenssamtalen mer produktiva, professionella och trivsamma.

Ämnen i denna guide:

  1. Så här förbättrar du ljudet i konferenssamtal
  2. Vilken typ av mikrofon är bäst för konferenssamtal?
  3. De bästa webbkamerorna för konferenssamtal
  4. Den bästa programvaran för konferenssamtal
  5. Tips och tricks om mikrofonplacering för konferenssamtal
  6. Tips och tricks om mikrofoninställningar för konferenssamtal
  7. Att hitta den bästa platsen för ett konferenssamtal
  8. Så här förbereder du ett konferenssamtal
  9. Vett och etikett för konferenssamtal
  10. Tips för att förbättra produktiviteten i konferenssamtal
  11. Så här genomför du ett konferenssamtal

SÅ HÄR FÖRBÄTTRAR DU LJUDET I KONFERENSSAMTAL

Fånga upp en perfekt ljudkvalitet för konferenssamtal med USB-mikrofoner från Blue

Du behöver inte spendera en förmögenhet för att förbättra ljudkvaliteten i konferenssamtal Med en väldigt prisvärd maskinvara och några enkla tricks kan du försäkra dig om att budskapet når fram klart och tydligt.

Inbyggda mikrofoner i bärbara datorer är praktiska för snabba samtal med familj och vänner, men de är inte utformade för ingående diskussioner där detaljer är viktiga. På grund av det fasta läget nära tangentbordet gör bärbara datorers mikrofoner att rösten låter avlägsen och ihålig, och de fångar ofta upp höga bakgrundsljud – speciellt skrivljud, vilket gör det svårt att ta anteckningar.

När det gäller karriären behöver du en mikrofon som ger ett professionellt resultat. Externa mikrofoner är specialutformade för att fånga upp klara stämmor och kan enkelt flyttas så att du hittar den perfekta placeringen för optimal ljudkvalitet. De flesta mikrofoner för konferenssamtal använder antibuller-teknik så att du även kan stänga ute bakgrundsljud.

Här är några snabba tips för att förbättra ljudkvaliteten i dina konferenssamtal:

DE 5 BÄSTA TIPSEN FÖR ATT FÖRBÄTTRA LJUDET I SKYPE-SAMTAL

  • Använd en högkvalitativ mikrofon för konferenssamtal
  • Bär hörlurar för att förhindra eko och rundgång
  • Använd en lämplig mikrofonplacering
  • Använd rätt mikrofoninställningar
  • Hitta en tyst plats att montera upp utrustningen på

När det gäller konferenssamtal finns det två redskap du måste ha: en extern mikrofon och webbkamera. De flesta moderna datorer har inbyggda mikrofoner och webbkameror, men dessa enheter har oftast begränsad kvalitet och flexibilitet.

En mikrofon som är anpassad för konferenssamtal kan förbättra röstklarheten samt hjälpa till att ta bort distraherande bakgrundsljud. En extern webbkamera hjälper dig att se mer professionell ut och att kommunicera tydligare med kroppsspråket. Tillsammans hjälper dessa enheter dig att nå fram till medarbetarna istället för att bläddra igenom sociala medier med mikrofonen på ljudlöst.

VILKEN TYP AV MIKROFON ÄR BÄST FÖR KONFERENSSAMTAL?

Snowball iCE – direktanslutande USB-mikrofon för konferenssamtal och VOIP

När du väljer en mikrofon för konferenssamtal finns det tre grundläggande valmöjligheter: USB-. XLR- och Bluetooth-headset. Låt oss titta närmare på skillnaderna mellan varje typ för att hitta den mikrofon som är rätt för dig.

USB-MIKROFONER

USB-mikrofoner som t.ex. Yeti Nano eller Snowball är väldigt lätta att ställa in. Koppla bara in dem i datorns USB-port så bör programvaran för konferenssamtal ansluta automatiskt. De flesta USB-mikrofoner inkluderar justerbara skrivbordsstativ som gör det enkelt att hitta den perfekta mikrofonplaceringen. Många USB-mikrofoner har justerbara upptagningsmönster, vilket gör dem perfekta för enskilda samtal eller gruppsamtal. Eftersom de inte kräver någon ytterligare utrustning har USB-mikrofoner ofta förstärkningskontroll och hörlursutgång på själva mikrofonen, vilket gör dem perfekta för anställda som arbetar på språng.

XLR-MIKROFONER

XLR-mikrofoner som t.ex. Blackout Spark SL och Ember låter dig använda gränssnittet med professionell ljudutrustning såsom mixer och signalprocessor. Detta gör att de är det perfekta valet för yrkesmänniskor som arbetar hemifrån med ljudrelaterade intressen, som t.ex. musikinspelning, podcastinspelning, spelströmning eller att skapa YouTube-videor. Däremot kräver XLR-mikrofoner lite mer utrustning för montering. XLR-mikrofoner behöver ett ljudgränssnitt för att ansluta till datorn eftersom de inte har någon USB-kabel.

BLUETOOTH-HEADSET

Bluetooth-headset ger mest rörlighet av alla konferensmikrofoner, och det gör dem till ett självklart val för människor som gillar att göra många saker samtidigt. Med ett Bluetooth-headset kan du ta ett samtal när du pendlar, tränar eller till och med när du lagar lunch. Och eftersom headset innehåller både en mikrofon och minst en hörlur behöver du inte köpa någon ytterligare utrustning.

DE BÄSTA WEBBKAMERORNA FÖR KONFERENSSAMTAL

Uppgradera till en Logitech-webbkamera för konferenssamtal i HD-kvalitet

För videokonferenssamtal är det lika viktigt att se professionell ut som att låta professionell. Att använda en webbkamera med kornig bild och låg upplösning i videon är som att dyka upp till ett möte med senap på tröjan.

De flesta inbyggda kameror i bärbara datorer har begränsad videokvalitet. Dessutom är kameran fäst i en hemsk position där den filmar underifrån, vilket inte är smickrande för någon. Externa webbkameror ger bäst bildkvalitet och flexibilitet för konferenssamtal.

När du köper en webbkamera ska du överväga följande tre saker: upplösning, bildhastighet och funktioner.

UPPLÖSNING

När det gäller upplösning är det bättre ju högre den är. Upplösningen mäts i antalet pixlar en kamera kan använda för att forma en bild. Med fler pixlar kan en kamera fånga upp en mer detaljerad video. HD-webbkameror är ganska prisvärda nuförtiden med flera 720 p-alternativ för under 100 USD. Självklart ger 1 080 p- och 4K Ultra HD-webbkameror en bättre bildkvalitet, men 720 p fungerar utmärkt för möten.

BILDHASTIGHET

Bildhastighet är antalet individuella bilder som visas per sekund av webbkameran. Högre bildhastigheter ger en bättre video. Den lägsta bildhastigheten för videoströmning är 15 fps, men 30 eller 60 fps ger en mer naturlig bild.

FUNKTIONER

De flesta moderna webbkameror är utrustade med funktioner som automatiskt förbättrar videokvaliteten. När du letar efter en webbkamera att använda för konferenssamtal är ett sekretesskydd ett måste. När du arbetar hemifrån behöver du veta att de två världarna är separerade, och ett sekretesskydd säkerställer att du aldrig syns på bild av misstag. Autofokus är perfekt för att behålla en skarp bild oavsett var du sitter, och automatisk ljusjustering gör att du ser bra ut i alla typer av ljus.

Här är några av våra favoritwebbkameror för professionella konferensvideosamtal:

  • Logitech C270 och den trådlösa C310 har 720 p upplösning och 30 fps för en bra peng.
  • Logitech C525 eller den resevänliga B525 har 720 p upplösning och 30 fps i en bärbar, hopfällbar design.
  • Logitech C920S levererar full HD-videokvalitet med 1 080 p och 30 fps. Den erbjuder även en bred bildvinkel för att ta upp hela omgivningen när du filmar och ett sekretesskydd när du inte filmar.
  • Både Logitech C930e och C925e ger full HD-video med 1 080 p upplösning och 30 fps, tillsammans med användbara funktioner som t.ex. autofokus, automatisk ljusjustering och ett inbyggt sekretesskydd. C930e ger en bred bildvinkel och en omfattande zoom, vilket gör den till en perfekt lösning för konferensanpassade rum.
  • Logitech BRIO är den ultimata webbkameran för konferenssamtal med 4K Ultra HD-video, bildhastighet på upp till 90 fps och många användbara funktioner som t.ex. autofokus, automatisk ljusjustering med mera.

DEN BÄSTA PROGRAMVARAN FÖR KONFERENSSAMTAL

Skype är ett av de mest populära valen av programvara för konferenssamtal

Nu när du har en mikrofon, en webbkamera och en nybryggd kopp kaffe är det dags att komma igång med ett konferenssamtal. De särskilda steg du behöver gå igenom för att konfigurera den nya utrustningen beror på vilken programvara du använder för konferenssamtalet. Här är några av våra favoriter:

  • Skype – den mest populära programvaran för konferenssamtal
  • Zoom – en webbläsarbaserad lösning för att hålla i konferenssamtal online
  • UberConference – en kostnadsfri tjänst för konferenssamtal där det inte behövs någon kod eller programvara
  • Webex – en fullt integrerad lösning för videokonferenser från Cisco
  • Google Hangouts – Googles plattform för att skicka meddelanden, videochatta och ringa VOIP-samtal

TIPS OCH TRICKS OM MIKROFONPLACERING FÖR KONFERENSSAMTAL

För bästa resultat bör mikrofonen vara placerad 15 till 30 centimeter från dig

Tyvärr löser inte en extern mikrofon för konferenssamtal alla problem som har att göra med samtalskvaliteten. Vissa problem, såsom högt bakgrundsljud eller smällar, kan orsakas av en dålig mikrofonplacering. Tack och lov kan dessa problem vanligtvis lösas med några enkla tips.

Det kan verka självklart, men det första du måste göra är att se till att du pratar in i rätt ände av mikrofonen. Alla mikrofoner fungerar inte på samma sätt. De flesta kondensatormikrofoner är sidoadressmikrofoner, vilket innebär att de tar upp ljud från sidan – vanligtvis logotypsidan. När du pratar in i övre delen av mikrofonen kan den bara ta upp återspeglingen av rösten, vilket gör att du låter avlägsen.

Däremot är dynamiska mikrofoner oftast frontadressmikrofoner, vilket innebär att du ska prata direkt in i övre delen av mikrofonen, som när du sjunger karaoke. Gå in på vår sida med vanliga frågor för mer information om kondensatormikrofoner och dynamiska mikrofoner.

Rösten kan också låta avlägsen om du är för långt från mikrofonen. Mikrofonen bör helst vara 15–30 centimeter från munnen. Om du placerar mikrofonen närmare kan rösten låta som om den smäller, så se till att hålla ett bra avstånd. Om du använder ett skrivbordsstativ kan du behöva rikta mikrofonen upp mot munnen för att den ska fånga upp ett mer direkt ljud.

TIPS OCH TRICKS OM MIKROFONINSTÄLLNINGAR FÖR KONFERENSSAMTAL

Blue Sherpa gör det enkelt att styra mikrofoninställningarna direkt från skrivbordet

Vissa mikrofoner för konferenssamtal är utrustade med många olika inställningar för finjustering av ljudet för att kunna passa ett brett utbud av program. Många kondensatormikrofoner har valbara upptagningsmönster, även kallade polära mönster, som styr vad mikrofonen tar upp. Vart och ett av de polära mönstren fångar upp ljud från olika områden runt mikrofonen för något olika ljud.

  • Kardioid-upptagningsmönstret fångar endast upp ljud framför mikrofonen, för ett tydligt ljud.
  • Det dubbelriktade läget fångar upp ljud både framför och bakom mikrofonen, vilket gör att det är perfekt för samtal där flera personer befinner sig i samma rum.
  • Den riktningsoberoende inställningen tar upp ljud runt om hela mikrofonen, vilket gör den till ett utmärkt val för gruppsamtal.

När du har valt ett upptagningsmönster måste du justera mikrofonförstärkningen så att alla kan höra dig klart och tydligt. Tänk på förstärkning som "mikrofonkänslighet" – mikrofonen blir allt mer känslig ju högre förstärkningen är. Om förstärkningen är satt för lågt kommer du knappt att höras. Om förstärkningen är uppdragen för högt ökar risken för att rösten "klipper", vilket skapar en hemsk röstförvrängning.

Rösten klipper när nivåvärdena är på rött, så det är viktigt att du gör en snabb ljudkontroll innan varje samtal. Prata i din normala samtalsvolym och öka förstärkningen tills nivåmätaren börjar bli gul eller orange. Dra sedan ner den en aning.

Koppla till sist in hörlurarna och justera hörlursvolymen så att du tydligt kan höra alla andra. Det är viktigt att använda hörlurar eller öronsnäckor under ett konferenssamtal. Om du försöker använda högtalare kommer mikrofonen att ta upp ljudet och göra att alla andra i samtalet hör ett eko. Eller än värre, det kan skapa rundgång. Du vet det där hemska gälla ljudet du hör ibland på konserter? Ja, du vill inte vara den personen, i konferenssamtalet.

ATT HITTA DEN BÄSTA PLATSEN FÖR ETT KONFERENSSAMTAL

Ring dina samtal från en lugn och tyst plats med många ljuddämpande objekt

Som alla som någon gång suttit i ett konferenssamtal och blivit störd av sitt barn kan berätta för dig, så har även platsen en stor inverkan på ljudkvaliteten. Försök hitta en lugn och skön plats där du inte kommer att bli störd. Kaféer och arbetsplatser du delar med andra är perfekta för att komma iväg hemifrån, men de kan vara högljudda.

Men att arbeta hemifrån kan också ha sina nackdelar – oavsett om det är en hund som skäller, ett tjutande bilalarm eller någon som klipper gräset alldeles utanför ditt fönster klockan kvart över nio på morgonen. Försök hitta ett utrymme hemma där du slipper störningsmoment och höga ljud.

Rummets storlek spelar också en stor roll för ljudet. Om rummet är för litet kan det skapa ett kort eko, som troligtvis kommer att leda till att människor frågar om du ringer ditt Skype-samtal från badrummet. Men om du spelar in i ett för stort rum kan det låta som om du spelar in i en grotta. Försök hitta ett trevligt, mellanstort rum med lagom många ljuddämpande objekt, som t.ex. soffor och gardiner, för att förhindra ljudåterspeglingar.

SÅ HÄR FÖRBEREDER DU ETT KONFERENSSAMTAL

Snowball iCE ger kristallklar ljudkvalitet som är ljusår före den inbyggda datormikrofonen.

Alltför ofta blir konferenssamtal försenade och avbrutna på grund av dålig förberedelse. Därför är det viktigt att montera och testa utrustningen minst 15 minuter innan samtalet börjar. Kolla in vår steg-för-steg-guide om hur du förbereder dig för ett konferenssamtal:

  1. Koppla in mikrofonen och webbkameran
  2. Öppna programvaran för konferenssamtal och gå till inställningar för att se till att den externa mikrofonen och webbkameran är markerade
  3. Mikrofonen bör vara placerad på skrivbordet, 15 till 30 centimeter från ansiktet och riktad upp mot munnen
  4. Testa ljudnivåerna genom att prata i normal samtalsvolym och justera förstärkningen på mikrofonen så att signalen hörs högt och tydligt utan att mätarna blir röda
  5. Testa videoinställningarna och justera kameran så att du syns tydligt i bild med minsta möjliga distraktioner
  6. Om du använder en tjänst för konferenssamtal bör du ansluta till samtalet 3 till 5 minuter innan mötet börjar för att hälsa på människor allteftersom de ansluter.

VETT OCH ETIKETT FÖR KONFERENSSAMTAL

Vett och etikett under konferenssamtal är ytterst viktigt för en yrkesmänniska

Om du vill ha något att göra en sen eftermiddag kan du göra en snabb sökning på skräckexempel på vett och etikett i konferenssamtal – du kommer inte bli besviken. Där finns alltifrån att glömma att sätta på ljudlöst innan du spolar till att prata skit om chefen när denne hör. Det finns många sätt att skämma ut sig under ett konferenssamtal. Här är våra fem vett och etikett-misstag du bör undvika till varje pris:

  • Dålig ljudkvalitet
  • Glömma ljud av-inställningen
  • Inte sätta mobilen och datorn på ljudlöst
  • Ansluta till ett möte oförberedd
  • Inte ta anteckningar (eller inte vara uppmärksam)

TIPS FÖR ATT FÖRBÄTTRA PRODUKTIVITETEN I KONFERENSSAMTAL

Öka produktiviteten i konferenssamtalet med dessa fem effektiva tips

Inget känns som mer slöseri med tid än ett oproduktivt konferenssamtal. Det är tröttande att lägga en timme på ett samtal och inte åstadkomma något. Den tiden kunde ha använts till något viktigt, som att avsluta ett projekt, kolla på Youtube-videor eller kolla in dagens lunch på det lokala taco-stället.

Kolla in våra bästa tips för produktiva konferenssamtal:

  1. Skicka en kalenderinbjudan till varje deltagare (i rätt tidszon!)
  2. Bekräfta vem som ska ringa vem och på vilket nummer
  3. Skriv en dagordning för konferenssamtalet och håll dig till den
  4. Utnämn en person som tar anteckningar eller spela in samtalet (se bara till att alla samtycker innan du spelar in)
  5. Testa utrustningen 10 till 15 minuter innan samtalet inleds

SÅ HÄR GENOMFÖR DU ETT KONFERENSSAMTAL

Blue Yeti USB-mikrofon för konferenssamtal med professionellt ljud

Med deltagare som ansluter och försvinner, människor som pratar i munnen på varandra och alla försök att hålla koll på allas åsikter kan ett konferenssamtal ibland kännas som att styra en cirkus. Men med lite förberedelse kan du se till att konferenssamtalen flyter på smidigt från början till slut. Här är några av våra favoritstrategier för att leda ett produktivt, givande konferenssamtal.

SÅ HÄR INLEDER DU ETT KONFERENSSAMTAL

Förutsatt att du har följt tipsen ovan bör du ha dagordningen klar och utrustningen inställd innan samtalet är planerat att börja. Be att alla tillkännager sin medverkan allt eftersom de ansluter så att du kan hälsa på alla deltagare vid namn. Berätta en relevant historia eller kallprata bara lite för att fylla ut tiden medan allt fler ansluter. Om det är någon som är ny i samtalet ska du se till att introducera denne för de andra deltagarna i gruppen.

När alla har anslutit går du igenom dagordningen och ser till att alla har en kopia så att de kan följa med. Se till att gästerna vet att de ska säga sitt namn klart och tydligt innan de pratar för att undvika förvirring. Om två deltagare har samma namn måste du meddela hur du kommer att tilltala var och en av dem.

GENOMFÖRA SAMTALET

När samtalet har inletts bör du följa dagordningen för att hinna med allt du behöver inom den schemalagda tidsramen. Skriv ner alla frågor du har så att du inte glömmer dem och ta anteckningar över eventuella åtgärder så att du kan fastslå vad du ska göra härnäst. När du pratar med andra ska du se till att du tilltalar deltagare vid namn när du ställer en fråga eller uppmuntrar dem att säga något.

Ett av de mest effektiva verktygen för att förbättra kvaliteten på konferenssamtalen är ljud av-knappen. Det kan vara otroligt distraherande för människor att försöka prata eller lyssna när det hörs ljud i bakgrunden. Även om du kanske inte hör det i dina hörlurar så kan saker som elementet eller luftkonditioneringen, smattrandet från tangentbordet eller till och med ljud utanför fönstret dränka viktig information i ett samtal. Därför är det viktigt att ha mikrofonen på ljudlöst när du inte pratar. Kom bara ihåg att sätta på ljudet igen när du har något att säga.

Om du upplever ljudproblem under ett samtal bör du berätta detta för de andra deltagarna så att de kan försöka lösa problemet. Och kom ihåg att det är okej att på ett trevligt sätt be en deltagare att upprepa sig om det är något du inte förstår.

När du har gått igenom punkterna i dagordningen bör du stanna upp och ta dig tid att fråga om någon har en fråga. Se till att alla har möjlighet att prata och bidra med sina åsikter – se bara till att deltagarna pratar en åt gången.

AVSLUTA SAMTALET

I slutet av samtalet sammanfattar du nyckelpunkterna och försäkrar dig om att ingen har ytterligare frågor. Ta upp eventuella åtgärder som behöver vidtas så att alla vet vad som ska göras härnäst. Ge ut din kontaktinformation om det behövs, så att alla deltagare kan nå dig med ytterligare frågor.