Slik utfører du profesjonelle konferansesamtaler hjemmefra

Konferansesamtaler er en av de primære kommunikasjonsformene for de fleste arbeidstakerne. Derfor er det viktig at lyden er krystallklar. Dårlig lydkvalitet under en konferansesamtale er faktisk det samme som en e-post full av skrivefeil og grammatiske feil – utydelig og uprofesjonelt. Men med god lyd kan du få frem budskapet høyt og tydelig. I denne veiledningen vil vi vise deg de essensielle lydverktøyene og teknikkene du trenger for å utføre konferansesamtaler mer produktivt, profesjonelt og fornøyelig.

Temaer i denne veiledningen:

1. Slik forbedrer du lyden på konferansesamtaler
2. Hvilken mikrofontype er best for konferansesamtaler?
3. De beste webkameraer for konferansesamtaler
4. Den beste programvaren for konferansesamtaler
5. Tips og knep for plassering av mikrofoner under konferansesamtaler
6. Tips og knep for mikrofoninnstillinger under konferansesamtaler
7. Finne det beste rommet for konferansesamtaler
8. Oppsett for en konferansesamtale
9. Takt og tone for konferansesamtaler
10. Tips for å øke produktiviteten på konferansesamtaler
11. Utføre en konferansesamtale

SLIK FORBEDRER DU LYDEN PÅ KONFERANSESAMTALER

Du trenger ikke å bruke en formue på å få bedre lydkvalitet på konferansesamtalene. Med noen svært rimelige enheter og enkle knep kan du sikre at budskapet alltid kommer frem høyt og tydelig.

Innebygde mikrofoner i bærbare datamaskiner er ok for raske samtaler med venner og familie, men de er ikke beregnet for omfattende diskusjoner hvor detaljene er viktige. Siden mikrofoner i bærbare datamaskiner sitter nær tastaturet, får de stemmen din til å høres fjern og hul ut og fanger ofte opp mye bakgrunnsstøy – særlig tastestøy, noe som gjør det vanskelig å ta notater.

Med tanke på karrieren din, trenger du en mikrofon som leverer profesjonelle resultater. Eksterne mikrofoner er spesialutviklet for å fange opp klare vokaler og kan enkelt flyttes for å finne den perfekte posisjonen for optimal lydkvalitet. De fleste mikrofoner for konferansesamtaler anvender i tillegg støydempende teknologi for å eliminere bakgrunnsstøy.

Her er noen raske tips for å forbedre lydkvaliteten på konferansesamtalene.

DE 5 BESTE TIPSENE FOR BEDRE LYD PÅ SKYPE-SAMTALER

• Bruk en konferansesamtalemikrofon av god kvalitet
• Bruk hodetelefoner for å unngå ekko eller pipelyd
• Plasser mikrofonen korrekt
• Bruk riktige mikrofoninnstillinger
• Finn et rolig sted å sette den opp

Når det gjelder konferansesamtaler, er det to utstyrsdeler man bare må ha; en ekstern mikrofon og webkamera. De fleste moderne datamaskiner leveres med innebygde mikrofoner og webkamera, men disse enhetene har ofte begrenset kvalitet og fleksibilitet.

En egen mikrofon til konferansesamtaler kan øke stemmeskarpheten i tillegg til å eliminere distraherende bakgrunnsstøy. Et eksternt webkamera får deg til å virke mer profesjonell, og du kommuniserer tydeligere ved hjelp av kroppsspråk. Sammen kan disse enhetene hjelpe deg med å holde kontakten med medarbeidere i stedet for å surfe på sosiale media med mikrofonen dempet.

HVILKEN MIKROFONTYPE ER BEST FOR KONFERANSESAMTALER?

Når du skal velge mikrofon til konferansesamtaler, er det tre hovedmuligheter: USB, XLR og Bluetooth hodesett. La oss ta en titt på forskjellene mellom hver type for å hjelpe deg med å finne mikrofonen som passer for deg.

USB-MIKROFONER

USB-mikrofoner som Yeti Nano eller Snowball er kjempeenkle å sette opp. Du bare plugger dem inn i datamaskinens USB-port, så skal konferansesamtaleprogrammet automatisk kobles til. De fleste USB-mikrofoner omfatter justerbare bordstativ som gjør det enkelt å finne perfekt mikrofonplassering. Mange USB-mikrofoner har justerbare retningskarakteristikker, noe som gjør dem perfekte for en-til-en eller gruppesamtaler. Siden de ikke krever ekstrautstyr, har USB-mikrofoner ofte forsterkningskontroll og hodetelefonutgang på selve mikrofonen, noe som gjør dem ideelle for arbeidstakere som jobber utenfor kontoret.

XLR-MIKROFONER

Med XLR-mikrofoner som Blackout Spark SL og Ember kan du samhandle med profesjonelt lydutstyr som miksere og signalprosessorer, noe som gjør dem ideelle for personer som jobber hjemmefra med lydrelaterte interesser som musikkopptak, podkasting, spillstrømming eller opptak av YouTube-videoer. XLR-mikrofoner krever imidlertid litt mer utstyr i oppsettet. Siden det ikke er noen USB-kabel, må XLR-mikrofoner ha et lydgrensesnitt for å koble til datamaskinen.

BLUETOOTH HODESETT

Bluetooth hodesett gir best mobilitet av konferansemikrofonene, noe som gjør dem til et selvsagt valg for folk som liker å gjøre flere ting på én gang. Med et Bluetooth hodesett kan du delta i en samtale mens du pendler, når du trener eller til og med når du lager lunsj. Og siden hodesett har både mikrofon og minst én øretelefon, trenger du ikke å kjøpe tilleggsutstyr.

DE BESTE WEBKAMERAER FOR KONFERANSESAMTALER

For videokonferansesamtaler er det like viktig å se profesjonell ut som å høres profesjonell ut. Det å bruke et webkamera med kornet bilde med lav oppløsning er som å ankomme et viktig møte med sennep på skjorta.

De fleste innebygde kameraer i bærbare datamaskiner har begrenset videokvalitet. I tillegg er kameraet låst i den grusomme posisjonen som vender opp mot ansiktet – ikke den mest flatterende vinkelen for folk flest. Eksterne HD-webkameraer tilbyr den beste bildekvaliteten og mest fleksibilitet for konferansesamtaler.

Når du skal kjøpe webkamera, er det tre ting du må huske på: oppløsning, bildefrekvens og funksjoner.

OPPLØSNING

Når det gjelder oppløsning – jo høyere, desto bedre. Oppløsning måler antall piksler et kamera kan bruke for å lage et bilde. Med flere piksler kan kameraet fange opp flere detaljer i videoen. HD-webkameraer er ganske rimelige for tiden, med mange muligheter for å få 720p under USD 100. Selvsagt vil 1080p og 4K Ultra HD webkameraer gi bedre bildekvalitet, men 720p fungerer bra for møter.

BILDEFREKVENS

Bildefrekvens er antall enkeltbilder som webkameraet viser per sekund. Høyere bildefrekvens gir jevnere video. Minste bildefrekvens for videostrømming er 15 fps, men 30 eller 60 fps ser mer naturlig ut.

FUNKSJONER

De fleste moderne webkameraer er utstyrt med funksjoner for automatisk forbedring av videokvaliteten. Når du ser etter et webkamera til bruk ved konferansesamtaler, er det viktig at det har personvernobjektiv. Når du jobber hjemmefra, trenger du tryggheten ved å vite at de to verdenene er atskilt, og personvernobjektivet sørger for at du aldri vises på skjermen utilsiktet. Autofokus er bra for å holde bildet skarpt uansett hvor du sitter, mens automatisk lysjustering gjør at du fremstår på ditt beste under alle lysforhold.

Her er noen av våre favorittwebkameraer for profesjonelle konferansesamtalevideo:

• Logitech C270 og trådløse C310 har 720p-oppløsning, 30 fps til en tiltalende prislapp.
• Logitech C525 eller den reiseglade B525 tilbyr 720p oppløsning ved 30 fps i en bærbar, sammenleggbar design.
• Logitech C920S leverer full HD videokvalitet med 1080p oppløsning ved 30 fps. Det tilbyr også et bredt synsfelt for å få med hele scenen når du er på kamera og et personverndeksel når du ikke skal være det.
• Både Logitech C930e og C925e har full HD-video med 1080p-oppløsning ved 30 fps, sammen med nyttige funksjoner som autofokus, automatisk lyskorreksjon og innebygd personvernobjektiv. C930e tilbyr et bredt synsfelt og en kraftig zoom, noe som gjør det til en fin løsning for egne konferanserom.
• Logitech BRIO er det ultimate webkameraet for konferansesamtaler, med 4K Ultra HD-video, bildefrekvens på opptil 90 fps og en rekke nyttige funksjoner som autofokus, automatisk lyskorreksjon med mer.

DEN BESTE PROGRAMVAREN TIL KONFERANSESAMTALER

Nå som du har fått mikrofon, webkamera og en god kopp kaffe, er det på tide å sette opp en konferansesamtale. Hvilke steg du tar i konfigureringen av det nye utstyret, avhenger av hvilket program for konferansesamtaler du bruker. Her er noen av våre favoritter:

• Skype – det mest populære programmet for konferanse
• Zoom – en nettleserbasert løsning for å holde konferansesamtaler på nettet
• UberConference – en kostnadsfri konferansesamtaletjeneste uten behov for pinner eller programvare
• Webex – en fullt integrert videokonferanseløsning fra Cisco
• Google Hangouts – Googles plattform for meldingsformidling, videosamtaler og IP-telefoni

TIPS OG KNEP FOR PLASSERING AV MIKROFONER UNDER KONFERANSESAMTALER

Dessverre er det ikke garantert at en ekstern mikrofon til konferansesamtaler løser alle problemene med samtalekvaliteten. Noen problemer, som bakgrunnsstøy eller popping, kan skyldes dårlig mikrofonplassering. Disse problemene kan heldigvis korrigeres med noen få tips.

Det kan virke åpenbart, men det første du må gjøre er å sørge for å at du snakker inn i riktig ende av mikrofonen. Ikke alle mikrofoner fungerer på samme måte. De fleste kondensatormikrofoner er sideadressemikrofoner, noe som betyr at de plukker opp lyd fra siden – vanligvis siden med logo. Når du snakker inn i mikrofon øverst, kan den bare høre refleksjonen av stemmen din, noe som får deg til å høres fjern ut.

Dynamiske mikrofoner, derimot, har vanligvis frontadresse, noe som betyr at du snakker direkte mot toppen av mikrofonen, som ved karaoke. For mer informasjon om kondensator- og dynamiske mikrofoner, se siden med vanlige spørsmål.

Stemmen kan også høres fjern ut hvis du er for langt unna mikrofonen. Mikrofonen bør helst være 15 til 30 cm unna munnen. Hvis mikrofonen står nærmere, kan stemmen bli grøtete. Så pass på at du holder korrekt avstand. Hvis du bruker bordstativ, må du kanskje vippe mikrofonen oppover mot munnen for å fange opp en mer direkte lyd.

TIPS OG KNEP FOR MIKROFONINNSTILLINGER UNDER KONFERANSESAMTALER

For å kunne brukes med ulike programmer, er noen mikrofoner til konferansesamtaler utstyrt med en rekke variable innstillinger for å fininnstille lyden. Mange kondensatormikrofoner har valgbare retningskarakteristikker, også kjent som polardiagram, som kontrollerer hva mikrofonen hører. Hvert polardiagram fanger opp forskjellige områder rundt mikrofonen for en litt annerledes lyd.

• Retningskarakteristikken kardiode (nyre) fanger lyden rett foran mikrofonen for en skarp, klar lyd.
• Modusen åttetallskarakteristikk fanger lyd både rett foran og bak mikrofonen, noe som gjør den ideell for samtaler med flere personer i samme rom.
• Kulekarakteristikk fanger opp lyd fra alle kanter av mikrofonen, noe som gjør den perfekt til gruppekonferansesamtaler.

Når du har valgt retningskarakteristikk, må du justere mikrofonens forsterkning for å sikre at alle kan høre deg høyt og tydelig. Tenk på forsterkning som «mikrofonfølsomhet» – jo høyere forsterkning, desto mer følsom blir mikrofonen. Hvis forsterkning er angitt for lavt, vil du høres for svakt og ingen kan høre deg. Hvis forsterkning angis for høyt, risikerer du «klipping», som gir ubehagelig eller skjærende forvrengning.

Klipping skjer når nivåmålerne er i rødt område, så det er viktig å foreta en rask lydsjekk før hver samtale. Snakk i normalt stemmeleie og øk forsterkningen til nivåmåleren begynner å bli gul eller oransje. Deretter stiller du den litt ned igjen.

Til slutt kobler du til hodetelefonene og justerer nivået slik at du hører de andre klart. Det er viktig å bruke hodetelefoner med lukket bakside eller ørepropper under en konferansesamtale. Hvis du forsøker å bruke høyttalere, vil mikrofonen plukke opp lyden og gjøre at alle de andre i samtalen hører et ekko. Eller enda verre – den kan forårsake pipelyd. Du vet den ubehagelige, skjærende lyden du kan høre på konserter iblant. Og nei, du har ikke lyst til å være den personen under konferansesamtalen.

FINNE DET BESTE ROMMET FOR KONFERANSESAMTALER

Som alle som har fått en konferansesamtale avbrutt av barna kan fortelle, har plasseringen stor betydning for lydkvaliteten også. Forsøk å finne et fint og rolig sted der du ikke vil bli forstyrret. Kafeer og delte arbeidsområder kan være fine for å komme seg ut av huset, men de kan være støyende.

Det er også ulemper med å jobbe hjemmefra – enten det er en hund som bjeffer, en ulende bilalarm eller noen som klipper plenen rett utenfor vinduet klokken 9 om morgenen. Forsøk å finne et sted i huset som er avsondret fra avbrudd og høye lyder.

Størrelsen på rommet har også mye å si for lyden. Hvis rommet er for lite, kan det gi et kort ekko, noe som kan få folk til å lure på om du skyper fra badet. Men opptak i et for stort rom kan få lyden til å høres ut som den er tatt opp i en hule. Forsøk å finne et fint, mellomstort rom med en del lyddempende objekter, for eksempel sofaer og gardiner, for å unngå lydrefleksjoner.

OPPSETT FOR EN KONFERANSESAMTALE

Altfor ofte blir konferansesamtaler forsinket og avbrutt på grunn av manglende forberedelser. Derfor er det viktig å sette opp og teste utstyret minst 15 minutter før samtalen starter. Se vår trinnvise veiledning for å sette opp konferansesamtaler:

1. Koble til mikrofonen og webkameraet
2. Åpne programmet for konferansesamtale og gå til preferanser/innstillinger for å sjekke at ekstern mikrofon og webkamera er valgt
3. Mikrofonen bør stå på skrivebordet, 15 til 30 cm fra ansiktet og vinklet mot munnen
4. Test lydnivået ved å snakke i normalt stemmeleie og juster forsterkningen på mikrofonen slik at signalet er høyt og tydelig uten å få målerne til å gå over i rødt
5. Test videoinnstilingene og juster kameraet slik at du befinner deg innenfor skjermrammen med minimale distraksjoner
6. Hvis du bruker en tjeneste for konferansesamtaler, meld deg på i samtalen 3 til 5 minutter før oppstart for å ønske de andre velkommen.

TAKT OG TONE FOR KONFERANSESAMTALER

Hvis du ønsker en avveksling litt ut på dagen, kan du foreta et raskt søk på skrekkhistorier om takt og tone for konferansesamtaler – du vil ikke bli skuffet. Fra å glemme å stenge lyden før du spyler ned til å rakke ned på sjefen mens de fremdeles er tilkoblet, er det mange måter å dumme seg ut under en konferansesamtale på. Her er våre fem verste brudd på takt og tone som du absolutt må unngå:

• Dårlig lydkvalitet
• Glemme lyddempingen
• Ikke å slå av mobiltelefonen eller PC-varslinger
• Delta på møter uten å forberede seg
• Ikke ta notater (eller følge med)

TIPS FOR Å ØKE PRODUKTIVITETEN PÅ KONFERANSESAMTALER

Det er ikke noe mer bortkastet enn en uproduktiv konferansesamtale. Det er slitsomt å sette av en time og ikke oppnå noenting. Den tiden kunne vært brukt til noe viktig, som å ferdigstille et prosjekt, se på YouTube-videoer eller sjekke lunsjrettene på den lokale restauranten.

Se våre beste tips for produktive konferansesamtaler:

1. Send en kalenderinvitasjon til hver gjest (i korrekt tidssone!)
2. Bekreft hvem som skal ringe hvem, og på hvilket nummer
3. Skriv en dagsorden for konferansesamtalen og hold deg til den
4. Utnevn noen til skrive referat eller ta opp samtalen (bare pass på at alle samtykker før opptaket starter)
5. Test utstyret 10 til 15 minutter før samtalen begynner

UTFØRE EN KONFERANSESAMTALE

Med deltakere som faller ut og inn, folk som snakker over hverandre og forsøker å få med seg alles innspill, kan det føles som et sirkus å lede en konferansesamtale. Men med noen forberedelser kan du sikre at konferansesamtalen går smertefritt fra begynnelse til slutt. Her er noen av våre favorittstrategier for å lede produktive, givende konferansesamtaler.

STARTE EN KONFERANSESAMTALE

Under forutsetning av at du fulgte tipsene ovenfor, skal du nå ha forberedt dagsorden og satt opp utstyret før samtalen er planlagt å starte. Få folk til å melde sin tilstedeværelse etter hvert som de kobler seg til, slik at du kan ønsker alle velkommen med navn. Fortell en relevant historie, eller småprat mens folk melder seg på. Hvis det er nye medlemmer i samtalen, må du sørge for å presentere dem for de andre medlemmene av teamet.

Når alle er på plass, går du gjennom dagsordenen og påser at alle har en kopi slik at alle kan følge med. Gjør det klart for gjestene at de må oppgi navnet før de snakker, slik at det ikke blir forvirring. Hvis det er to deltakere med samme fornavn, bli enige om hvordan de skal tiltales.

GJENNOMFØRE SAMTALEN

Når samtalen er startet, følg dagsorden for å påse at alle målene blir oppfylt innenfor tidsrammen. Skriv ned eventuelle spørsmål slik at du ikke glemmer dem, og ta notater om handlingsplaner slik at du kan avgjøre de neste stegene. Når du snakker til andre, pass på at du tiltaler deltakerne ved navn når du stiller et spørsmål eller oppfordrer dem til å uttale seg.

En av de beste verktøyene for å forbedre kvaliteten på konferansesamtalene på er demp-knappen. Det kan være forferdelig distraherende for folk å snakke eller lytte når det er mye bakgrunnsstøy. Selv om du ikke oppfatter problemet i hodetelefonene, kan ting som varmepumper, skriving på tastaturet eller omgivelseslyd utenfor vinduet drukne viktig informasjon under samtalen. Derfor er det viktig å dempe lyden når du ikke snakker. Bare husk å sette på lyden igjen når du har noe du skal si.

Hvis du får lydproblemer under en samtale, må du la de andre få vite det slik at de kan korrigere problemet. Og husk at det ikke er høflig å be deltakeren gjenta hvis det noe ikke oppfatter.

Når dere har tatt opp punktene på dagsordenen, stopper du og spør om det er spørsmål. Pass på at alle får sjansen til å snakke og bidra med sine meninger – bare forsøk å unngå at flere snakker samtidig.

AVSLUTTE SAMTALEN

På slutten av konferansen oppsummerer du hovedpunktene og undersøker om det er flere spørsmål. Ta opp handlingsplaner slik at alle vet hva som skal gjøres fremover. Oppgi kontaktinformasjon om nødvendig, slik at alle deltakere kan kontakte deg med ytteligere spørsmål.