WERK VANUIT HUIS

Professioneel klinkende conferentiegesprekken van huis uit

Conferentiegesprekken behoren tot de belangrijkste vormen van communicatie voor de meeste werknemers op afstand. Precies daarom is kristalhelder geluid zo belangrijk. Slechte geluidskwaliteit tijdens een conferentiegesprek is namelijk net zoals een e-mail vol typ- en grammaticafouten: onduidelijk en onprofessioneel. Met uitstekend geluid kun je je boodschap luid en duidelijk overbrengen. In deze gids overlopen we de essentiële audiotools en -technieken waarmee je conferentiegesprekken productiever, professioneler en leuker kunt maken.

Wat in deze gids aan bod komt:

  1. Het geluid van conferentiegesprekken verbeteren
  2. Welk type microfoon is het meest geschikt voor conferentiegesprekken?
  3. De beste webcams voor conferentiegesprekken
  4. De beste software voor conferentiegesprekken
  5. Microfoonplaatsing: tips en tricks voor conferentiegesprekken
  6. Microfooninstellingen: tips en tricks voor conferentiegesprekken
  7. De beste ruimte voor conferentiegesprekken vinden
  8. Een conferentiegesprek voorbereiden
  9. Etiquette tijdens conferentiegesprekken
  10. Tips om de productiviteit van conferentiegesprekken te verbeteren
  11. Een conferentiegesprek leiden

HET GELUID VAN CONFERENTIEGESPREKKEN VERBETEREN

Zorg voor loepzuivere geluidskwaliteit tijdens conferentiegesprekken met de Blue USB-microfoons

Je hoeft geen fortuin uit te geven om de geluidskwaliteit van je conferentiegesprekken te verbeteren. Een aantal zeer betaalbare apparaten en enkele eenvoudige tricks volstaan om ervoor te zorgen dat je boodschap altijd luid en duidelijk overkomt.

Ingebouwde laptopmicrofoons zijn handig voor snelle, korte gesprekken met je vrienden en familie, maar ze zijn niet ontworpen voor uitgebreide vergaderingen waar details van belang zijn. Laptopmicrofoons worden dicht bij het toetsenbord gepositioneerd, wat ervoor zorgt dat je stem hol en ver weg klinkt. Ook pikken laptopmicrofoons vaak buitensporig veel achtergrondgeluid op, met name typgeluiden. Dat maakt het moeilijk om aantekeningen te maken.

Met het oog op je carrière heb je een microfoon nodig die ervoor zorgt dat je professioneel klinkt. Externe microfoons zijn speciaal ontworpen voor het vastleggen van een helder stemgeluid en kunnen eenvoudig worden verplaatst om de perfecte positie te vinden voor de meest optimale geluidskwaliteit. De meeste microfoons voor conferentiegesprekken maken bovendien gebruik van ruisonderdrukkingstechnologie om achtergrondgeluid weg te filteren.

Hieronder vind je een aantal tips om de geluidskwaliteit van je conferentiegesprek te verbeteren:

VIJF TOPTIPS VOOR BETER GELUID TIJDENS JE SKYPE-GESPREK

  • Gebruik een hoogwaardige microfoon voor conferentiegesprekken
  • Gebruik een hoofdtelefoon om echo's of feedback te vermijden
  • Zet je microfoon op de juiste plaats
  • Gebruik de juiste microfooninstellingen
  • Zoek een rustige plek om aan het gesprek deel te nemen

Als het om conferentiegesprekken gaat, zijn er twee onmisbare apparaten: een externe microfoon en een webcam. De meeste moderne computers beschikken over een ingebouwde microfoon en webcam, maar die onderdelen zijn doorgaans van beperkte kwaliteit en flexibiliteit.

Een microfoon die speciaal ontworpen is voor conferentiegesprekken, kan de helderheid van je stem verbeteren en storend achtergrondgeluid wegfilteren. Met een externe webcam maak je een professionelere indruk en kun je duidelijker communiceren door lichaamstaal te gebruiken. Beide apparaten helpen je contact te maken met je collega's en voorkomen dat je je social media gaat checken met je microfoon gedempt.

WELK TYPE MICROFOON IS HET MEEST GESCHIKT VOOR CONFERENTIEGESPREKKEN?

Plug-and-play Snowball iCE USB-microfoon voor conferentiegesprekken en VoIP

Ben je op zoek naar een microfoon voor conferentiegesprekken, dan heb je over het algemeen drie opties: USB-microfoons, XLR-microfoons en Bluetooth-headsets. Hieronder lichten we de verschillen tussen deze opties toe, zodat jij de beste microfoon voor jou kunt vinden.

USB-MICROFOONS

USB-microfoons zoals Yeti Nano of Snowball installeer je in een handomdraai. Zodra je ze aansluit op de USB-poort van je computer, maakt je vergadersoftware normaal gezien automatisch verbinding. De meeste USB-microfoons worden geleverd met een verstelbare desktophouder voor op je bureau, zodat je de microfoon makkelijk op de perfecte plek kunt zetten. Veel USB-microfoons beschikken over aanpasbare opnamepatronen, waardoor ze geknipt zijn voor individuele of groepsgesprekken. Aangezien je er geen extra spullen voor nodig hebt, zijn USB-microfoons zelf vaak al voorzien van versterkingsregelaars en hoofdtelefoonuitgangen. Dit maakt ze ideaal voor mensen die onderweg werken.

XLR-MICROFOONS

Met XLR-microfoons zoals Blackout Spark SL en Ember kun je verbinding maken met professionele audioapparatuur zoals mixers en signaalprocessors. Deze microfoons zijn dus een uitstekende keuze voor thuiswerkende professionals die geïnteresseerd zijn in muziekopname, podcasten, gamestreaming of het maken van YouTube-video's. Je hebt echter een aantal extra apparaten nodig om XLR-microfoons te installeren. Aangezien er geen USB-kabel is, moet je XLR-microfoons via een audio-interface op je computer aansluiten.

BLUETOOTH-HEADSETS

In vergelijking met andere conferentiemicrofoons bieden Bluetooth-headsets de beste mobiliteit. Om die reden zijn ze een veilige keuze voor multitaskers. Met een Bluetooth-headset kun je deelnemen aan een gesprek terwijl je onderweg bent, een work-out doet of je lunch maakt. Bovendien zijn headsets uitgerust met zowel een microfoon als minstens één oortelefoon. Zo hoef je geen extra apparatuur aan te schaffen.

DE BESTE WEBCAMS VOOR CONFERENTIEGESPREKKEN

Upgrade naar een Logitech-webcam voor conferentiegesprekken in HD

Tijdens videovergaderingen is professioneel beeld even belangrijk als professioneel geluid. Het gebruik van een webcam met korrelige video van een lage resolutie is vergelijkbaar met een sales pitch geven met een flinke mosterdvlek op je overhemd.

De videokwaliteit van de meeste ingebouwde laptopcamera's is beperkt. En dan is er nog het onvermijdelijke feit dat de camera 'naar je opkijkt' wat voor iedereen een nogal onflatteuze hoek is. Externe HD-webcams bieden de beste beeldkwaliteit en de meeste flexibiliteit voor conferentiegesprekken.

Bij de aankoop van een webcam moet je met drie belangrijke factoren rekening houden: resolutie, framefrequentie en functies.

RESOLUTIE

Als het om resolutie gaat, geldt: hoe hoger, hoe beter. De resolutie geeft aan hoeveel pixels een camera kan gebruiken om een beeld te vormen. Hoe meer pixels een camera kan gebruiken, hoe gedetailleerder het beeld. HD-webcams zijn tegenwoordig zeer betaalbaar. Zo zijn er tal van 720p-webcams die nog geen € 100 kosten. Het spreekt voor zich dat 1080p- en 4K Ultra HD-webcams betere beeldkwaliteit bieden, maar 720p volstaat ruimschoots voor vergaderingen.

FRAMEFREQUENTIE

De framefrequentie geeft aan hoeveel individuele frames of beelden per seconde worden weergegeven door je webcam. Een hogere framefrequentie zorgt voor een vloeiendere videostream. De minimale framefrequentie voor videostreaming is 15 fps, maar met 30 of 60 fps kom je natuurlijker over.

FUNCTIES

De meeste moderne webcams zitten tjokvol functies om de videokwaliteit automatisch te verbeteren. Ben je op zoek naar een webcam voor conferentiegesprekken, dan is een privacylens een must. Wanneer je van huis uit werkt, wil je de gemoedsrust dat je professionele en privéleven gescheiden blijven. Met een privacylens kun je ervoor zorgen dat je nooit per ongeluk in beeld bent. Autofocus houdt het beeld scherp, waar je ook gaat zitten. Automatische lichtcorrectie zorgt er dan weer voor dat je goed in beeld komt in alle lichtomstandigheden.

Hieronder vind je een greep uit onze favoriete webcams voor professionele conferentiegesprekken:

  • De Logitech C270 en de draadloze C310 bieden een resolutie van 720p bij 30 fps tegen een aantrekkelijke prijs.
  • De Logitech C525 of de reisvriendelijke B525 bieden een resolutie van 720p bij 30 fps in een draagbaar, inklapbaar ontwerp.
  • De Logitech C920S biedt Full HD-videokwaliteit met een resolutie van 1080p bij 30 fps. Wanneer jij actief in beeld bent, is alles dankzij het brede gezichtsveld goed te zien. Hoef je niet meer in beeld te zijn, dan kun je het handige beschermkapje gebruiken.
  • Zowel de Logitech C930e en C925e leveren Full HD-video met een resolutie van 1080p bij 30 fps, evenals handige functies zoals autofocus, automatische lichtcorrectie en een ingebouwde privacylens. De C930e biedt een breed gezichtsveld en uitgebreid zoomen, waardoor het een uitstekende oplossing is voor vergaderruimtes.
  • Logitech BRIO is de ultieme webcam voor conferentiegesprekken. Deze webcam heeft nagenoeg alles: 4K Ultra HD-video, framefrequenties tot 90 fps en een waaier aan handige functies zoals autofocus, automatische lichtcorrectie en meer.

DE BESTE SOFTWARE VOOR CONFERENTIEGESPREKKEN

Skype is een van de populairste softwareprogramma's voor conferentiegesprekken

Je hebt de microfoon, de webcam en een vers kopje koffie. Tijd om een conferentiegesprek op te zetten. De concrete stappen om je nieuwe apparatuur te installeren zijn afhankelijk van de software die je voor conferentiegesprekken gebruikt. Hier zijn enkele van onze favorieten:

  • Skype: de populairste software voor conferentiegesprekken
  • Zoom: een browseroplossing waarmee je online conferentiegesprekken kunt organiseren
  • UberConference: een gratis conferentiegespreksservice zonder pincodes of software
  • Webex: een volledig geïntegreerde videovergaderoplossing van Cisco
  • Google Hangouts: het platform van Google voor (video)chats en VoIP-gesprekken

MICROFOONPLAATSING: TIPS EN TRICKS VOOR CONFERENTIEGESPREKKEN

Plaats de microfoon op 15 tot 30 cm afstand voor het beste resultaat

Jammer genoeg bestaat de kans dat een externe microfoon voor conferentiegesprekken niet alle problemen met de gesprekskwaliteit oplost. Sommige problemen, zoals buitensporig achtergrondgeluid of ploffende geluiden, worden veroorzaakt door verkeerde plaatsing van de microfoon. Gelukkig kun je die problemen meestal snel oplossen met een paar eenvoudige tips.

Het lijkt vanzelfsprekend, maar zorg er eerst voor dat je de microfoon met de juiste kant naar je mond gericht is. Niet alle microfoons werken op dezelfde manier. De meeste condensatormicrofoons zijn zogenaamde 'side-address' microfoons, wat betekent dat ze geluid opvangen langs de zijkant. Dat is meestal de kant met het logo. Wanneer je in de bovenkant van de microfoon praat, kan de microfoon alleen de reflectie van je stem oppikken, waardoor je ver weg klinkt.

Dynamische microfoons zijn doorgaans 'front-address' microfoons, wat betekent dat je direct in de bovenkant van de microfoon moet praten alsof je aan het karaoken bent. Meer informatie over condensator- en dynamische microfoons vind je op onze pagina met veelgestelde vragen.

Je stem kan ook ver weg klinken als je te ver van de microfoon zit. Idealiter staat de microfoon op 15 tot 30 cm afstand van je mond. Plaats je de microfoon dichterbij, dan kan er een dreunend effect ontstaan. Zorg er dus voor dat je de juiste afstand aanhoudt. Als je een desktophouder gebruikt, moet je de microfoon mogelijk op je mond richten voor een directer geluid.

MICROFOONINSTELLINGEN: TIPS EN TRICKS VOOR CONFERENTIEGESPREKKEN

Met Blue Sherpa regel je de microfooninstellingen eenvoudig vanaf je bureau

Om compatibel te zijn met een breed scala aan toepassingen, bieden sommige microfoons voor conferentiegesprekken allerlei aanpasbare instellingen om je geluid te finetunen. Veel condensatormicrofoons hebben verschillende opnamepatronen, ook wel polaire patronen genoemd. Deze patronen bepalen wat de microfoon hoort. Elk polair patroon vangt geluid op uit een ander gebied rond de microfoon voor een net iets ander geluid.

  • Het cardioïde opnamepatroon vangt uitsluitend het geluid vóór de microfoon op voor een kraakhelder geluid.
  • In de bidirectionele modus wordt het geluid zowel voor als achter de microfoon opgevangen. Daarom is deze modus ideaal voor gesprekken met meerdere deelnemers in dezelfde ruimte.
  • In de omnidirectionele modus wordt geluid rondom de microfoon opgevangen, waardoor deze modus een uitstekende keuze is voor groepsgesprekken.

Zodra je een opnamepatroon hebt gekozen, pas je de microfoonversterking aan om ervoor te zorgen dat iedereen je luid en duidelijk hoort. Versterking is hier als het ware de gevoeligheid van de microfoon: hoe hoger de versterking, hoe gevoeliger de microfoon. Als de versterking te laag staat, klink je te stil en kan niemand je horen. Als de versterking te hoog staat, is er een risico op 'clipping', wat voor pijnlijke of harde vervorming kan zorgen.

Clipping doet zich voor wanneer je geluidsmeters in het rood gaan. Het is dus belangrijk om voor elk gesprek een snelle soundcheck te doen. Begin op je normale volume te spreken en verhoog de versterking totdat de geluidsmeter geel of oranje wordt. Vervolgens verlaag je de versterking een beetje. Sluit ten slotte je hoofdtelefoon aan en pas het hoofdtelefoonniveau aan, zodat je alle anderen duidelijk kunt horen. Het is belangrijk om 'closed-back' hoofdtelefoons of earbuds te gebruiken tijdens een conferentiegesprek. Als je speakers gebruikt, pikt je microfoon de audio op, wat ervoor zorgt dat alle andere deelnemers van het gesprek een echo horen. Of nog erger: feedback. Dat is het afgrijselijke, schrille geluid dat je soms tijdens concerten hoort. Dat je feedback tot elke prijs moet vermijden, hoeft dus geen betoog.

DE BESTE RUIMTE VOOR CONFERENTIEGESPREKKEN VINDEN

Neem deel aan gesprekken op een rustige, stille plek met voldoende 'zachte' objecten

Je locatie heeft een enorme impact op je conferentiegesprek. Dat kan iedere ouder die tijdens een conferentiegesprek door een kind is gestoord beamen. Zoek een rustige, stille pek waar je niet zult worden gestoord. Koffiezaken en gemeenschappelijke werkplekken zijn ideaal om buitenshuis te werken, maar kunnen lawaaierig zijn.

Dat gezegd zijnde, thuiswerken heeft ook zo zijn nadelen. Voor je het weet, blaft de hand, gaat het autoalarm af of begint de buurman zijn gazon al om 9.15 te maaien. Zoek een ruimte in je huis die geïsoleerd is van onderbrekingen en lawaai.

De grootte van de kamer heeft ook een grote invloed op je geluid. Een te kleine kamer kan een korte echo veroorzaken, waardoor de andere deelnemers waarschijnlijk denken dat je vanuit de badkamer skypet. Een te grote kamer kan er op zijn beurt voor zorgen dat het klinkt alsof je vanuit een grot belt. Zoek een middelgrote kamer met voldoende 'zachte' voorwerpen, zoals banken en gordijnen, om geluidsreflecties te vermijden.

EEN CONFERENTIEGESPREK VOORBEREIDEN

Snowball iCE biedt kristalheldere audiokwaliteit die lichtjaren voorloopt op die van je ingebouwde computermicrofoon

Al te vaak worden conferentiegesprekken vertraagd of vroegtijdig afgerond door een gebrek aan voorbereiding. Daarom is het cruciaal om je apparatuur ten minste 15 minuten voor de start van het gesprek op te stellen en te testen. Hieronder leggen we stap per stap uit hoe je je voorbereidt op een conferentiegesprek:

  1. Sluit je microfoon en webcam aan.
  2. Open je vergadersoftware en controleer in de voorkeuren/instellingen of je externe microfoon en webcam zijn geselecteerd.
  3. Zorg ervoor dat je microfoon op je bureau staat, op 15 tot 30 cm afstand van je gezicht en naar je mond gericht.
  4. Test je geluidsniveaus door op een normaal volume te spreken en de versterking op je microfoon aan te passen zodat je signaal luid en duidelijk is, zonder dat de volumemeters in het rood gaan.
  5. Test je video-instellingen en pas je camera aan om ervoor te zorgen dat je duidelijk in beeld komt met zo min mogelijk afleidingen.
  6. Als je een conferentiegespreksservice gebruikt, meld je dan drie tot vijf minuten vóór de afgesproken starttijd aan voor het gesprek en begroet de anderen zodra ze erbij komen.

ETIQUETTE TIJDENS CONFERENTIEGESPREKKEN

Vergaderetiquette is een cruciaal voor professionaliteit

Op zoek naar wat afleiding in de late namiddag? Google dan even naar horrorverhalen over etiquette tijdens conferentiegesprekken en maak je borst maar nat. De dempknop niet aanzetten en de wc doorspoelen, over je baas roddelen terwijl die nog aan de lijn is, enz. Er zijn meer dan genoeg manieren om jezelf in verlegenheid te brengen tijdens een conferentiegesprek. Hieronder vind je onze top vijf van etiquetteblunders tijdens conferentiegesprekken die je koste wat het kost moet vermijden:

  • Slechte geluidskwaliteit
  • Vergeten wat je dempinstelling is
  • Je mobiel of computermeldingen niet op stil zetten
  • Onvoorbereid aan een vergadering deelnemen
  • Geen aantekeningen maken (of niet opletten)

TIPS OM DE PRODUCTIVITEIT VAN CONFERENTIEGESPREKKEN TE VERBETEREN

Verbeter je productiviteit tijdens conferentiegesprekken met deze vijf doeltreffende tips

Er is geen beter voorbeeld van tijdverspilling dan een onproductief conferentiegesprek. Het is vermoeiend om een uur vrij te houden en in dat uur helemaal niks te bereiken. Je had die verloren tijd wel voor wat belangrijkers kunnen gebruiken, zoals een project afwerken, YouTube-video's bekijken of de suggesties op de menukaart van je favoriete lunchzaak checken.

Hieronder vind je onze beste tips voor productieve conferentiegesprekken:

  1. Stuur een uitnodiging naar iedere deelnemer (in de juiste tijdszone).
  2. Bevestig wie wie belt en op welk nummer.
  3. Stel een agenda op voor je gesprek en houd je daaraan.
  4. Vraag iemand om te notuleren of het gesprek op te nemen (zorg ervoor dat iedereen daarmee akkoord gaat voordat je de opname start).
  5. Test je apparatuur 10 tot 15 minuten voordat het gesprek begint.

EEN CONFERENTIEGESPREK LEIDEN

Blue Yeti USB-microfoon voor professioneel klinkende conferentiegesprekken

Deelnemers die wegvallen en opnieuw inbellen, sprekers die door elkaar praten, het gesprek coördineren... Een conferentiegesprek leiden kan soms aanvoelen alsof je de directeur van een circus bent. Maar met een beetje voorbereiding kun je ervoor zorgen dat je conferentiegesprekken van begin tot eind vlot verlopen. Hieronder vind je een aantal van onze favoriete strategieën om productieve, lonende conferentiegesprekken te leiden.

EEN CONFERENTIEGESPREK STARTEN

Als je de bovenstaande tips hebt gevolgd, heb je de agenda voorbereid en je apparatuur klaargezet vóór de geplande begintijd van het gesprek. Zorg ervoor dat mensen zich voorstellen zodra ze zich bij het gesprek voegen. Zo kun je alle deelnemers bij naam begroeten. Vertel een relevant verhaal of praat over het weer om stiltes op te vullen terwijl zich meer deelnemers bij het gesprek voegen. Nemen nieuwe teamleden deel aan het gesprek, stel ze dan beslist voor aan de rest van het team.

Zodra iedereen aanwezig is, doorloop je de agenda en controleer je of iedereen de agenda heeft, zodat iedereen alles kan volgen. Zorg ervoor dat de deelnemers weten dat ze hun naam moeten zeggen voor ze het woord nemen, zodat er geen verwarring ontstaat. Als er twee deelnemers met dezelfde naam zijn, beslis dan eerst hoe je hen zal onderscheiden.

HET GESPREK LEIDEN

Zorg ervoor dat je je aan je agenda houdt tijdens het gesprek, zodat alle doelen binnen het afgesproken tijdsbestek worden bereikt. Schrijf eventuele vragen op zodat je ze niet vergeet en leg alle to do's vast om de volgende stappen te bepalen. Zorg ervoor dat je tijdens het gesprek een deelnemer bij naam noemt wanneer je hem/haar een vraag stelt of aan wilt sporen het woord te nemen.

Een van de meest efficiënte tools om de kwaliteit van je conferentiegesprekken te verbeteren is de dempknop. Het kan ongelooflijk storend zijn om te praten of luisteren wanneer er buitensporig veel achtergrondgeluid is. Hoewel je het probleem misschien niet kunt horen in je hoofdtelefoon, kunnen je verwarming of airco, getyp op het toetsenbord of zelfs omgevingslawaai buitenshuis ervoor zorgen dat essentiële informatie in een gesprek verloren gaat. Daarom is het belangrijk om het geluid uit te zetten wanneer je niet aan het woord bent. Vergeet echter niet je geluid opnieuw aan te zetten zodra je iets te zeggen hebt.

Treden er geluidsproblemen op tijdens een gesprek, laat de andere deelnemers dit dan weten zodat ze het probleem kunnen oplossen. Aarzel ook niet om de spreker beleefd te vragen iets te herhalen als je een stuk van het gesprek niet goed gehoord hebt.

Neem nadat alle agendapunten zijn behandeld even de tijd om na te gaan of er nog vragen zijn. Zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om te spreken en hun mening te geven, maar vermijd daarbij dat meerdere deelnemers tegelijkertijd het woord nemen.

HET GESPREK AFRONDEN

Aan het einde van het gesprek vat je de belangrijkste punten kort samen en pols je of er nog vragen zijn. Doorloop alle to do's zodat alle deelnemers weten welke stappen ze moeten nemen. Geef de anderen indien nodig je contactgegevens, zodat je ze je bereiken als ze nog vragen hebben.