Faire de vos conférences téléphoniques depuis votre domicile des événements professionnels

Les conférences téléphoniques sont l'une des principales formes de communication pour les télétravailleurs. C'est pourquoi un son clair et net est si important. En fait, une mauvaise qualité audio pendant une conférence téléphonique est comme un e-mail rempli de fautes de frappe et de grammaire : peu clair et peu professionnel. Mais grâce à un son de qualité, vous pouvez faire passer votre message haut et fort. Dans ce guide, nous vous présenterons les outils et techniques audio essentiels dont vous aurez besoin pour vous aider à rendre les conférences téléphoniques plus productives, plus professionnelles et plus agréables.

Les sujets abordés dans ce guide:

1. Comment améliorer l'audio des conférences téléphoniques
2. Quel est le meilleur type de microphone pour les conférences téléphoniques?
3. Les meilleures webcams pour les conférences téléphoniques
4. Les meilleurs logiciels de conférence téléphonique
5. Conseils et astuces pour positionner les micros lors des conférences téléphoniques
6. Conseils et astuces pour le réglage du microphone lors des conférences téléphoniques
7. Trouver la meilleure salle pour les conférences téléphoniques
8. Comment organiser une conférence téléphonique
9. Le savoir-vivre des conférences téléphoniques
10. Conseils pour améliorer la productivité des conférences téléphoniques
11. Comment mener une conférence téléphonique

COMMENT AMÉLIORER L’AUDIO DES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Vous n'avez pas besoin de dépenser une fortune pour améliorer la qualité audio de vos conférences téléphoniques. Avec du matériel très abordable et quelques astuces simples, vous pouvez vous assurer que votre message passe toujours haut et fort.

Les microphones intégrés aux ordinateurs portables sont pratiques pour les discussions rapides avec vos amis et votre famille, mais ils ne sont pas conçus pour les discussions approfondies dans lesquelles les détails sont importants. En raison de leur position fixe près du clavier, les microphones des ordinateurs portables donnent à votre voix un son distant et creux et captent souvent des bruits de fond excessifs, en particulier les bruits de frappe, qui rendent la prise de notes compliquée.

Lorsqu'il s'agit de votre carrière, vous avez besoin d'un microphone qui donne des résultats professionnels. Les microphones externes sont conçus sur mesure pour capter des voix claires et peuvent être facilement déplacés afin de trouver la position idéale pour une qualité sonore optimale. La plupart des microphones de conférence téléphonique utilisent une technologie de réduction du bruit pour aider à éliminer le bruit de fond.

Voici quelques conseils rapides pour améliorer la qualité sonore de votre conférence téléphonique:

LES 5 PRINCIPAUX CONSEILS POUR AMÉLIORER L'AUDIO DES APPELS SKYPE

• Utiliser un microphone de conférence téléphonique de haute qualité
• Utiliser un casque pour éviter l'écho ou une rétroaction acoustique (Larsen).
• Positionner correctement le microphone
• Régler le microphone correctement
• Trouver un endroit calme pour s'installer

En matière de conférences téléphoniques, deux équipements sont indispensables: un microphone externe et une webcam. La plupart des ordinateurs modernes sont équipés de microphones et de webcams intégrés, mais ces dispositifs sont souvent limités en termes de qualité et de flexibilité.

Un microphone dédié aux conférences téléphoniques peut améliorer la clarté vocale et aider à éliminer les bruits de fond gênants. Une webcam externe vous aide à avoir l'air plus professionnel et à communiquer plus clairement grâce au langage corporel. Une fois associés, ces dispositifs vous aident à vous connecter avec vos collègues plutôt que de faire défiler les réseaux sociaux avec votre micro coupé.

QUEL EST LE MEILLEUR TYPE DE MICROPHONE POUR LES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES?

Lors du choix d'un microphone pour les conférences téléphoniques, trois options de base s'offrent à vous: Les casques USB, XLR ou Bluetooth. Examinons les différences entre chaque type de micro pour vous aider à trouver celui qui vous convient le mieux.

MICROPHONES USB

Les microphones USB comme le Yeti Nano ou le Snowball sont incroyablement simples à mettre en place. Il suffit de les brancher sur le port USB de votre ordinateur et votre logiciel de conférence téléphonique devrait automatiquement établir la connexion. La plupart des microphones USB sont équipés de pieds de bureau réglables permettant de déterminer facilement le positionnement idéal du micro. De nombreux microphones USB permettent de régler la directivité, ce qui les rend parfaits pour les appels seul ou en groupe. Comme ils ne nécessitent aucun équipement supplémentaire, les microphones USB disposent souvent de commandes de gain et de sorties casque directement sur le micro lui-même, ce qui les rend parfaitement adaptés aux employés en déplacement.

XLR

Les microphones XLR comme Blackout Spark SL et Ember peuvent être connectés à des équipements audio professionnels comme des mélangeurs et des équipements de traitement du signal, ce qui en fait un excellent choix pour les professionnels travaillant à domicile, intéressés par l'enregistrement de musique, le podcast, le streaming de jeux ou la création de vidéos YouTube. Leur installation nécessite cependant un peu plus d’équipement. Comme ils ne disposent pas de câble USB, les micros XLR ont besoin d'une interface audio pour se connecter à votre ordinateur.

CASQUES BLUETOOTH

Les casques Bluetooth offrent la plus grande mobilité de tous les microphones de conférence, ce qui en fait un choix judicieux pour ceux qui aiment réaliser plusieurs tâches à la fois. Avec un casque Bluetooth, vous pouvez passer un appel pendant vos déplacements, votre séance d'entraînement ou même pendant que vous préparez le déjeuner. Comme les casques comprennent un microphone et au moins un écouteur, vous n'avez pas besoin d'acheter de matériel supplémentaire.

LES MEILLEURES WEBCAMS POUR LES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Pour les visioconférences, l’image doit être tout aussi professionnelle que le son. Utiliser une webcam produisant une vidéo granuleuse à basse résolution, c'est comme se présenter à une réunion de présentation avec de la moutarde sur votre chemise.

La qualité des caméras intégrées des ordinateurs portables est limitée. La caméra est en plus bloquée dans cette horrible position à partir de laquelle elle vous regarde d'en bas, ce qui n'est pas l'angle le plus flatteur. Les webcams HD externes offrent la meilleure qualité d'image et la plus grande souplesse possibles pour les conférences téléphoniques.

Lorsque vous achetez une webcam, il faut tenir compte de trois éléments principaux: la résolution, la fréquence d'images et les caractéristiques.

RÉSOLUTION

En ce qui concerne la résolution, plus elle est élevée, mieux c'est. La résolution mesure le nombre de pixels qu'une caméra peut utiliser pour former une image. Plus la caméra en dispose, plus elle peut capturer de détails. Les webcams HD sont assez abordables de nos jours, les options 720p étant nombreuses et coûtant moins de 100 dollars. Évidemment, les webcams 1080p et 4K Ultra HD fourniront une meilleure qualité d'image, mais les 720p fonctionnent bien pour les réunions.

DÉBIT D'IMAGES

Le débit d'images est le nombre d'images affichées par seconde par votre webcam. Des débits d'images plus élevés assurent une vidéo plus fluide. Le débit minimum pour le streaming vidéo est de 15 images par seconde (ips), mais 30 ou 60 images par seconde ont tendance à produire un rendu plus naturel.

CARACTÉRISTIQUES

La plupart des webcams modernes sont dotées de fonctions permettant d'améliorer automatiquement la qualité de vos vidéos. Lorsque vous recherchez une webcam à utiliser pour des conférences téléphoniques, il est indispensable qu’elle dispose d’un objectif sécurisé. Lorsque vous travaillez depuis votre domicile, vous avez besoin d'avoir l'esprit tranquille car ces deux mondes sont séparés, et un objectif sécurisé vous assure de ne jamais apparaître accidentellement à l'écran. L'autofocus est idéal pour conserver une image nette où que vous soyez assis, tandis que le réglage automatique de la lumière vous permet d'être à votre avantage dans n'importe quel environnement lumineux.

Voici quelques-unes de nos webcams préférées pour les conférences téléphoniques professionnelles:

• Logitech C270 et C310 sans fil avec une résolution de 720p et 30 ips à un prix attractif.
• Logitech C525 et B525 de voyage avec une résolution de 720p et 30 ips de conception portable et pliable.
• La Logitech C920S produit une qualité de vidéo full HD de 1080p et 30 ips. Elle offre également un large champ de vision pour capturer l'ensemble de la scène lorsque vous êtes devant la caméra et un cache de protection de la vie privée lorsque vous n'y êtes pas.
• Les webcams Logitech C930e et C925e sont toutes deux équipées de la vidéo Full HD avec une résolution de 1080p à 30 ips, ainsi que de fonctions utiles telles que l'autofocus, la correction automatique de la lumière et un objectif sécurisé intégré. La C930e offre un large champ de vision et un zoom étendu, ce qui en fait une excellente solution pour les salles de conférence dédiées.
• La Logitech BRIO est la webcam ultime pour les conférences téléphoniques, grâce à la vidéo 4K Ultra HD, à des vitesses d'image allant jusqu'à 90 ips et à une série de fonctions utiles comme l'autofocus, la correction automatique de la lumière et bien plus encore.

LES MEILLEURS LOGICIELS DE CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE

Maintenant que vous avez votre microphone, votre webcam et une bonne tasse de café, il est temps d'organiser une conférence téléphonique. Les étapes à suivre pour configurer votre nouvel équipement dépendront du logiciel de conférence téléphonique que vous utiliserez. Voici quelques-uns de nos préférés:

• Skype: le logiciel de conférence téléphonique le plus populaire
• Zoom: une solution basée sur un navigateur pour l'hébergement de conférences téléphoniques en ligne
• UberConference: un service de téléconférence gratuit, sans code ni logiciel
• Webex: une solution de visioconférence entièrement intégrée de Cisco
• Google Hangouts: la plateforme de Google pour la messagerie, le chat vidéo et les appels sur Internet

CONSEILS ET ASTUCES POUR POSITIONNER LES MICROS LORS DES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Malheureusement, un microphone externe de conférence téléphonique ne résoudra peut-être pas tous vos problèmes de qualité d'appel. Certains problèmes, comme un bruit de fond excessif ou des consonnes plosives, peuvent être causés par un mauvais positionnement du micro. Heureusement, ces problèmes peuvent généralement être corrigés en appliquant quelques conseils simples.

Cela peut paraître évident, mais la première vérification à effectuer est que vous parlez du bon côté du microphone. Tous les microphones ne fonctionnent pas tous de la même manière. La plupart des microphones à condensateur sont des microphones à directivité latérale, ce qui signifie qu'ils captent le son du côté, en général le côté portant le logo. Lorsque vous parlez dans le haut du micro, il peut uniquement entendre la réflexion de votre voix, ce qui vous fait paraître lointain.

Les microphones dynamiques sont toutefois généralement frontaux, ce qui signifie que vous parlez directement dans le haut du micro comme si vous chantiez au karaoké. Pour plus d'informations sur les microphones à condensateur et les microphones dynamiques, consultez notre page Questions fréquentes.

Votre voix peut également paraître lointaine si vous êtes trop loin du micro. Il devrait idéalement se trouver à une distance de 15 à 30 cm (6 à 12 pouces) de votre bouche. Si vous le positionnez plus près, votre voix risque d’être trop forte, alors assurez-vous de maintenir une distance adaptée. Si vous utilisez un support de bureau, vous devrez peut-être orienter le micro vers votre bouche pour l’aider à capter un son plus direct.

CONSEILS ET ASTUCES POUR LE RÉGLAGE DU MICROPHONE LORS DES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Afin de convenir à un large éventail d'applications, certains microphones de conférence téléphonique sont équipés d'une variété de réglages modifiables pour affiner votre son. De nombreux microphones à condensateur permettent de sélectionner les diagrammes directionnels, également appelés diagrammes polaires, qui déterminent ce que le microphone entend. Chaque diagramme polaire capte une zone différente autour du micro pour un son légèrement différent.

• Le diagramme directionnel carcinoïde ne capte le son que directement devant le microphone, pour qu’il soit clair et net.
• Le mode bidirectionnel capture le son à la fois à l'avant et à l'arrière du microphone, ce qui le rend idéal pour les appels à plusieurs personnes dans une même salle.
• Le réglage omnidirectionnel permet de capter le son tout autour du microphone, ce qui en fait un excellent choix pour les conférences téléphoniques de groupe.

Après avoir choisi un diagramme directionnel, vous devrez régler le gain du microphone pour vous assurer que tout le monde vous entende distinctement. Considérez le gain comme la "sensibilité du microphone". Plus il est élevé, plus le microphone devient sensible. S’il est trop faible, votre voix sera trop discrète et personne ne pourra vous entendre. S’il est trop élevé, vous courez le risque d'un "écrêtage", qui provoque une distorsion désagréable ou à l'origine d'une sonorité dure.

L'écrêtage se produit lorsque vos indicateurs de niveau sont dans le rouge, il est donc important de vérifier rapidement le son avant chaque appel. Parlez d’une voix normale et augmentez le gain jusqu'à ce que l'indicateur de niveau commence à virer au jaune ou à l'orange, puis baissez-le un peu.

Enfin, branchez votre casque et réglez son niveau pour pouvoir entendre tout le monde clairement. Il est important d'utiliser un casque ou des écouteurs fermés lors d'une conférence téléphonique. Si vous essayez d'utiliser des haut-parleurs, votre microphone captera le son et fera entendre un écho à tous les autres participants à l'appel. Ou pire encore, cela pourrait créer une rétroaction acoustique (Larsen). Vous savez, ce grincement horrible que vous entendez parfois dans les concerts? Vous ne voulez surtout pas être cette personne lors de la conférence téléphonique.

TROUVER LA MEILLEURE SALLE POUR LES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Comme vous le diront tous ceux qui ont déjà subi une interruption de conférence téléphonique par leur enfant, le lieu où vous vous trouvez a également une incidence considérable sur la qualité du son. Essayez de trouver un endroit agréable et calme où vous ne serez pas interrompu. Les cafés et les lieux de travail partagés sont parfaits pour sortir de la maison, mais ils peuvent être bruyants.

Le travail à domicile présente toutefois aussi des inconvénients, qu'il s'agisse d'un chien qui aboie, d'une alarme de voiture qui retentit ou d'un voisin qui tond sa pelouse juste devant votre fenêtre à 9 h 15. Essayez de trouver un espace dans votre maison qui soit à l'abri des interruptions et du bruit excessif.

La taille de la salle a également beaucoup à voir avec votre son. Si la salle est trop petite, cela peut provoquer un court écho, qui fera probablement que les gens vous demanderont si vous participez à la réunion Skype depuis votre salle de bain. Cependant, enregistrer dans une salle trop grande peut donner l'impression de se trouver dans une grotte. Essayez de trouver une salle de taille moyenne contenant une bonne quantité d'objets rembourrés, comme des canapés et des rideaux, qui permettront d'éviter les réflexions sonores.

COMMENT ORGANISER UNE CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE

Les conférences téléphoniques sont trop souvent retardées et interrompues par manque de préparation. C'est pourquoi il est essentiel d'installer et de tester votre équipement au moins 15 minutes avant le début de votre appel. Consultez les étapes de la mise en place d'une conférence téléphonique de notre guide:

1. Branchez votre microphone et votre webcam
2. Lancez votre logiciel de conférence téléphonique, accédez à vos préférences/réglages et assurez-vous que votre microphone externe et votre webcam sont sélectionnés
3. Votre micro doit être posé sur votre bureau, à une distance de 15 à 30 cm (6 à 12 pouces) de votre visage et orienté vers votre bouche
4. Testez le niveau sonore en parlant d'une voix normale et en réglant le gain de votre microphone de manière à ce que votre signal soit fort et clair sans que les indicateurs de niveau ne deviennent rouges
5. Testez vos paramètres vidéo et réglez votre caméra pour vous assurer que vous êtes clairement dans le cadre avec un minimum de sources de distraction
6. Si vous utilisez un service de conférence téléphonique, joignez-vous à l'appel 3 à 5 minutes avant l'heure de début pour accueillir les participants.

LE SAVOIR-VIVRE DES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Si vous cherchez une distraction de fin d'après-midi, faites une recherche rapide pour trouver des histoires d'horreur sur le savoir-vivre des conférences téléphoniques, vous ne serez pas déçu. De l'oubli de la mise en sourdine avant de tirer la chasse d'eau à la critique du patron alors qu'il est encore en ligne, il existe de nombreuses façons de se mettre dans l'embarras lors d'une conférence téléphonique. Voici les cinq principales erreurs de savoir-vivre à éviter à tout prix lors des conférences téléphoniques:

• Qualité du son médiocre
• Oublier d’activer le mode sourdine
• Ne pas couper le son des notifications sur les téléphones portables ou les ordinateurs
• Participer à une réunion sans se préparer
• Ne pas prendre de notes (ou ne pas écouter)

CONSEILS POUR AMÉLIORER LA PRODUCTIVITÉ DES CONFÉRENCES TÉLÉPHONIQUES

Rien ne ressemble plus à une perte de temps qu'une conférence téléphonique improductive. C'est épuisant de consacrer une heure à ne rien accomplir. Ce temps aurait pu être utilisé à des tâches importantes, comme terminer un projet, regarder des vidéos sur YouTube ou consulter les offres spéciales du déjeuner dans votre restaurant de tacos local.

Consultez nos principaux conseils pour des conférences téléphoniques productives:

1. Envoyer une invitation sur l’agenda de chaque invité (dans le bon fuseau horaire!)
2. Confirmer qui va appeler qui, et à quel numéro
3. Rédiger l'ordre du jour de votre conférence téléphonique et le respecter
4. Désigner une personne chargée du compte-rendu ou de l'enregistrement de la conversation (assurez-vous simplement d'obtenir l'accord de tous avant d'enregistrer)
5. Tester votre équipement 10 à 15 minutes avant le début de l'appel

COMMENT MENER UNE CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE

Entre les participants qui entrent et sortent, les personnes qui interrompent les autres en parlant plus fort et essaient de gérer les opinions de chacun, mener une conférence téléphonique peut parfois donner l'impression de diriger un cirque. Mais avec un peu de préparation, vous pouvez vous assurer que vos conférences téléphoniques se dérouleront sans problème du début à la fin. Voici quelques-unes de nos stratégies préférées pour mener des conférences téléphoniques productives et enrichissantes.

COMMENT DÉMARRER UNE CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE

En supposant que vous ayez suivi les conseils précédents, vous devriez avoir préparé votre ordre du jour et installé votre équipement avant le début de l'appel. Au fur et à mesure que les gens rejoignent l'appel, demandez-leur d'annoncer leur présence afin que vous puissiez nommer chaque invité par son nom. Racontez une histoire pertinente ou parlez simplement de choses et d'autres en attendant que les participants se joignent à vous. Si certains participants sont nouveaux, veillez à les présenter aux autres membres de l’équipe.

Une fois que tout le monde a rejoint la réunion, passez en revue l'ordre du jour et assurez-vous que chacun en a une copie afin qu'il puisse suivre. Veillez à ce que vos invités sachent qu'ils doivent énoncer clairement leur nom avant de prendre la parole, cela évitera les confusions. Si deux interlocuteurs portent le même prénom, indiquez comment vous vous adresserez à chacun d'eux.

MENER L’APPEL

Après avoir lancé l'appel, assurez-vous de suivre votre ordre du jour pour veiller à ce que tous vos objectifs soient atteints dans les délais prévus. Notez toutes vos questions pour ne pas les oublier, et prenez des notes sur les points d'action afin de déterminer vos prochaines étapes. Lorsque vous vous adressez aux autres, veillez à vous adresser à eux par leur nom lorsque vous posez une question ou encouragez-les à prendre la parole.

L'un des outils les plus puissants pour améliorer la qualité de vos conférences téléphoniques est le bouton "sourdine". Il peut être très difficile d’essayer de parler ou d’écouter quand le bruit de fond est important. Bien que vous ne puissiez pas entendre le problème dans votre casque, des éléments comme le chauffage ou la climatisation, la frappe au clavier, ou même les bruits ambiants à l'extérieur de votre fenêtre peuvent masquer des informations importantes lors d'un appel. C'est pourquoi il est important de demeurer en mode sourdine lorsque vous ne parlez pas. N'oubliez pas de désactiver le mode sourdine lorsque vous avez un message à formuler.

Si vous rencontrez des problèmes audio lors d'un appel, faites-le savoir aux autres participants afin qu'ils puissent essayer de corriger le problème. Et n'oubliez pas qu'il est normal de demander poliment à l'interlocuteur de se répéter si vous avez des difficultés à comprendre ce qu’il dit.

Après avoir abordé tous les points de votre ordre du jour, arrêtez-vous et prenez le temps de demander s'il y a des questions. Veillez à ce que chacun ait la possibilité de s'exprimer et de donner son avis, mais évitez que plusieurs personnes parlent en même temps.

TERMINER L’APPEL

À la fin de la conférence, récapitulez vos points clés et assurez-vous que personne n'a de questions supplémentaires. Abordez tous les points d'action afin que chacun sache quelles actions entreprendre ensuite. Indiquez vos coordonnées si nécessaire, afin que les participants puissent vous contacter pour vous poser d'autres questions.