Cómo realizar conferencias con sonido profesional en casa

Las conferencias son una de las principales formas de comunicación de la mayoría de los empleados remotos. Por eso es tan importante que el sonido sea totalmente nítido. De hecho, una calidad de audio deficiente durante una conferencia es como un correo lleno de erratas o errores gramaticales: confuso y poco profesional. Pero con un buen sonido, es más fácil dejar claros los mensajes. En esta guía explicamos cuáles son las técnicas y las herramientas de audio esenciales para que tus conferencias sean más productivas, profesionales y amenas.

Temas de esta guía:

1. Cómo mejorar una conferencia de audio
2. Qué tipo de micrófono es el mejor para conferencias
3. Las mejores cámaras web para conferencias
4. El mejor software para conferencias
5. Consejos y sugerencias de colocación de micrófonos para conferencias
6. Consejos y sugerencias de ajustes de micrófonos para conferencias
7. El mejor sitio para realizar conferencias
8. Cómo preparar una conferencia
9. Convenciones de las conferencias
10. Sugerencias para mejorar la productividad de las conferencias
11. Cómo celebrar una conferencia

CÓMO MEJORAR UNA CONFERENCIA DE AUDIO

No hace falta gastar una fortuna para conseguir una mejor calidad de audio en las conferencias. Hay hardware realmente asequible y unos cuantos trucos que pueden ayudarte a transmitir claramente tu mensaje.

Los micrófonos integrados en los ordenadores portátiles son adecuados para charlas breves con los amigos y la familia, pero no están diseñados para conversaciones profundas en las que los detalles son muy importantes. Por su posición fija junto al teclado, los micrófonos de portátiles hacen que la voz suene distante y hueca, y suelen capturar demasiado ruido de fondo (especialmente las pulsaciones de teclas, un inconveniente a la hora de tomar apuntes).

Para tu trabajo necesitas un micrófono que produzca resultados profesionales. Los micrófonos externos están diseñados para capturar la voz claramente y se puede cambiar su posición para obtener una calidad de sonido óptima. La mayoría de los micrófonos de conferencias usan tecnología de supresión de ruido para eliminar los ruidos de fondo.

A continuación te ofrecemos unas sugerencias sencillas para mejorar la calidad de sonido de tus conferencias:

CINCO SUGERENCIAS ESENCIALES PARA MEJORAR EL AUDIO DE LLAMADAS POR SKYPE

• Usa un micrófono de alta calidad para conferencias
• Usa auriculares para evitar el eco y la retroalimentación
• Coloca los micrófonos correctamente
• Usa los ajustes de micrófono adecuados
• Elige un lugar tranquilo

Hay dos dispositivos esenciales para las conferencias: un micrófono externo y una cámara web. La mayoría de los ordenadores modernos tienen integrados micrófonos y cámaras web, pero estos dispositivos suelen tener limitaciones de calidad y flexibilidad.

Un micrófono especial para conferencias puede mejorar la claridad de la voz y ayudar a eliminar ruidos de fondo molestos. Una cámara web externa contribuye a dar una imagen más profesional y refuerza la comunicación mediante el lenguaje corporal. Ambos dispositivos contribuyen a las conexiones con los compañeros de trabajo, en lugar de tener que desplazarse por una interfaz de redes sociales con el micrófono silenciado.

QUÉ TIPO DE MICRÓFONO ES EL MEJOR PARA CONFERENCIAS

Al elegir un micrófono para conferencias, hay tres opciones básicas: USB, XLR y auriculares con micrófono Bluetooth. Veamos en qué se diferencian para ayudarte a elegir el más adecuado para ti.

MICRÓFONOS USB

Los micrófonos USB como Yeti Nano o Snowball son sencillísimos de instalar. Basta con conectarlos al puerto USB del ordenador y el software para conferencias se debería conectar automáticamente. La mayoría de los micrófonos USB incluyen soportes de escritorio ajustables que facilitan la colocación idónea. Muchos de esos micrófonos USB tienen patrones de captación ajustables y son perfectos para llamadas entre personas individuales o en grupo. Al no requerir otros dispositivos o accesorios, los micrófonos USB suelen tener controles de ganancia y salidas de auriculares directamente en el propio micrófono, algo ideal para quienes trabajan mientras están fuera de la oficina.

MICRÓFONOS XLR

Los micrófonos XLR, como Blackout Spark SL y Ember, permiten la interacción con dispositivos de audio profesional como mezcladores y procesadores de señal, y son idóneos para quienes trabajan en casa y están interesados en temas de audio como la grabación de música, el podcasting, el streaming de juegos o la creación de vídeos de YouTube. Pero estos micrófonos requieren más dispositivos para completar la instalación: como no hay un cable USB, se necesita una interfaz de audio para la conexión al ordenador.

AURICULARES CON MICRÓFONO BLUETOOTH

Los auriculares con micrófono Bluetooth permiten mas movilidad que otros micrófonos para conferencias y son perfectos para quienes realizan varias tareas a la vez. Con unos auriculares con micrófono Bluetooth, es posible participar en una conferencia de camino al trabajo, mientras se hace ejercicio o incluso mientras se cocina. Y como incluyen un micrófono y al menos una pieza auricular, no hace falta comprar equipo adicional.

LAS MEJORES CÁMARAS WEB PARA CONFERENCIAS

En una videoconferencia, parecer profesional es tan importante como sonar profesional. El vídeo granulado de baja resolución crea una impresión tan pobre como asistir a una presentación con una mancha de tomate en la camisa.

La mayoría de las cámaras integradas en los portátiles tienen vídeo de calidad limitada. Y la cámara está fija en una posición inclinada hacia la cara del usuario y crea un ángulo nada favorecedor. Las cámaras web HD externas ofrecen la mejor calidad de imagen y la mayor flexibilidad para conferencias.

Para elegir una cámara web se deben tener en cuenta tres aspectos: la resolución, la frecuencia de cuadro y las características.

RESOLUCIÓN

Cuando se trata de resolución, cuanto más alta sea, mejor. La resolución mide el número de píxeles que una cámara puede usar para formar una imagen. Con más píxeles, una cámara puede capturar vídeo más detallado. Hoy en día las cámaras web HD son bastante asequibles, con diversas ofertas de 720p por menos de 100 €. Obviamente las cámaras 1080p y Ultra HD 4K ofrecerán una mejor calidad de imagen, pero 720p de resolución es adecuado para reuniones.

FRECUENCIA DE CUADRO

La frecuencia de cuadro es el número de cuadros o imágenes individuales que la cámara web muestra cada segundo. Cuanto más alta sea la frecuencia de cuadro, más fluido será el vídeo. La frecuencia mínima para streaming de vídeo es de 15 fps, pero con 30 o 60 fps el resultado suele ser más natural.

CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES

La mayoría de las cámaras web modernas están equipadas para mejorar automáticamente la calidad del vídeo. Una cámara web que se vaya a usar para conferencias debería tener una tapa de obturador. Cuando se trabaja desde casa, hace falta establecer una separación entre la vida laboral y la personal, y la tapa del obturador evita apariciones involuntarias en pantalla. El enfoque automático es muy útil para mantener la imagen nítida sin importar la ubicación del sujeto. Y los ajustes de iluminación automáticos permiten ofrecer la mejor imagen en cualquier entorno luminoso.

Éstas son algunas de nuestras cámaras web favoritas para videoconferencias profesionales:

• Logitech C270 y la C310 inalámbrica tienen una resolución 720p y 30 fps con un precio atractivo.
• Logitech C525 o la viajera B525 ofrecen resolución 720p a 30 fps con un diseño plegable portátil.
• Logitech C920S ofrece calidad de vídeo Full HD con resolución 1080p a 30 fps. También ofrece un campo visual ancho para capturar toda la escena cuando el usuario está ante la cámara, y una tapa de obturador cuando se requiere privacidad.
• Tanto Logitech C930e como C925e ofrecen vídeo Full HD con resolución 1080p a 30 fps y útiles funciones, como enfoque automático, corrección de iluminación automática y mecanismo de privacidad del obturador. La C930e ofrece un campo visual ancho y zoom amplio que la convierten en una excelente solución para salas de conferencias.
• Logitech BRIO es lacámara web definitiva para conferencias, con vídeo Ultra HD 4K, frecuencias de cuadro de hasta 90 fps y diversas funciones útiles, como las de enfoque automático y corrección de iluminación automática.

EL MEJOR SOFTWARE PARA CONFERENCIAS

Ahora que ya tienes tu micrófono, tu cámara web y tu café, puedes empezar a organizar una conferencia. Los pasos requeridos para configurar tu nuevo equipo dependerán del software para conferencias que uses. Estos son algunos de nuestros programas favoritos:

• Skype, el software para conferencias más popular de todos
• Zoom, una solución basada en navegador para conferencias online
• UberConference, un servicio de conferencias gratuito que no requiere contraseñas ni software
• Webex, una solución de videoconferencia de Cisco totalmente integrada
• Google Hangouts, la plataforma de Google para mensajería, chats con vídeo y llamadas VOIP

CONSEJOS Y SUGERENCIAS DE COLOCACIÓN DE MICRÓFONOS PARA CONFERENCIAS

Puede que un micrófono para conferencias externo no resuelva todos los problemas de calidad de una llamada. Algunos, como los chasquidos o el exceso de ruido de fondo, pueden ser debidos a una colocación incorrecta del micrófono. Eso se suele corregir fácilmente.

Aunque parezca obvio, no hay que pasar por alto que debemos dirigir la voz a la parte correcta del micrófono. No todos los micrófonos funcionan igual. La mayoría de los micrófonos de condensador captan el sonido procedente del lateral, normalmente del que contiene el logotipo del micrófono. Si hablas hacia la parte superior, el micrófono sólo oye el reflejo de tu voz y hace que suenes como si estuvieras muy lejos.

Los micrófonos dinámicos captan el sonido que llega a la parte frontal, como cuando haces karaoke. En nuestra página de preguntas frecuentes encontrarás más información sobre los micrófonos de condensador y dinámicos.

Tu voz también puede sonar distante si estas demasiado lejos del micrófono. Lo ideal sería tenerlo a unos 15-30 centímetros de la boca. Si lo colocas más cerca, tu voz puede retumbar: asegúrate de colocarlo a la distancia adecuada. Si utilizas un soporte de escritorio, puede que tengas que inclinar el micrófono hacia arriba, orientado hacia la boca para que capture el sonido más directamente.

CONSEJOS Y SUGERENCIAS DE AJUSTES DE MICRÓFONOS PARA CONFERENCIAS

Para adaptarse a diversas aplicaciones de uso, algunos micrófonos para conferencias están equipados con ajustes que pueden modificarse para perfeccionar el sonido. Muchos micrófonos de condensador tienen patrones de captación (o polares) seleccionables, que controlan lo que oye el micrófono. Cada patrón captura un área alrededor del micrófono para producir un sonido ligeramente distinto.

• El patrón de captación cardioide sólo captura directamente sobre la parte frontal del micrófono, para ofrecer un sonido claro y nítido.
• El modo bidireccional captura sonido en las partes frontal y posterior del micrófono, algo idóneo para llamadas con varias personas en la misma sala.
• El ajuste omnidireccional captura sonido alrededor del micrófono, ideal para conferencias de grupos.

Después de elegir un patrón de captación tendrás que ajustar la ganancia del micrófono para que todo el mundo te oiga bien La ganancia viene a ser algo así como la sensibilidad del micrófono: cuanto más alta sea, más sensible se hace el micrófono. Si el valor de ganancia es demasiado bajo, tu voz sonará muy débil y no te oirán otros usuarios. Si el valor de ganancia es demasiado alto, podrían producirse "recortes" responsables de distorsiones desagradables.

Los recortes se producen cuando los indicadores de nivel están en la zona roja, por eso es importante hacer una comprobación rápida del sonido antes de cada llamada. Habla a tu volumen habitual e incrementa la ganancia hasta que el indicador sea amarillo o naranja y luego redúcela un poco.

Por último, conecta los auriculares y ajusta su nivel para oír bien a los demás participantes. Es importante usar auriculares internos o de parte posterior cerrada para las conferencias. Si usas altavoces, el micrófono captará el audio y los demás participantes oirán un eco o , aún peor, podría producirse acople, o sea, ese chirrido que se oye a veces en los conciertos. Y tú no quieres ser esa persona en la conferencia.

EL MEJOR SITIO PARA REALIZAR CONFERENCIAS

Como bien sabe cualquiera a quien sus hijos le hayan interrumpido durante una conferencia, la ubicación elegida es muy importante para la calidad del audio. Procura encontrar un sitio agradable y tranquilo donde no te interrumpa nadie. Los cafés y los espacios de trabajo compartidos están bien para salir de casa, pero pueden ser ruidosos.

Claro que en casa también hay inconvenientes como perros que ladran, alarmas de coche o vecinos que se ponen a cortar el césped a las 9 de la mañana. Busca un espacio de la casa donde no vayan a interrumpirte y a donde no llegue ruido excesivo.

El tamaño de la habitación también influye en el sonido. Si es muy pequeña, puede haber un eco breve que dará la sensación de que estás en el cuarto de baño. Si es muy grande, puede parecer que hablas desde una cueva. Lo ideal sería una habitación de tamaño mediano amueblada con diversos objetos blandos, como sofás y cortinas, para evitar reflejos sonoros.

CÓMO PREPARAR UNA CONFERENCIA

Son muchas las conferencias que sufren retrasos o se dan por terminadas antes de tiempo debido a la falta de preparación. Por eso es vital que prepares y pruebes tu equipo al menos 15 minutos antes de la hora de la conferencia. Sigue estos pasos:

1. Conecta el micrófono y la cámara web
2. Abre el software para conferencias, ve a la sección de preferencias/ajustes de configuración y asegúrate de que estén seleccionados el micrófono externo y la cámara web
3. El micrófono debería estar sobre el escritorio, a una distancia de 15-30 centímetros de tu cara y orientado hacia tu boca
4. Prueba los niveles de sonido hablando a tu volumen normal y ajusta la ganancia del micrófono para obtener una señal clara sin poner los indicadores en rojo
5. Prueba la configuración del vídeo y ajusta la cámara para comprobar que te encuadra bien y no hay distracciones visibles
6. Si utilizas un servicio de conferencias, entra unos 3 o 5 minutos antes de la hora programada, para saludar a otros usuarios que vayan llegando

CONVENCIONES DE LAS CONFERENCIAS

Si quieres entretenerte un poco al final de la tarde, haz una búsqueda rápida de anécdotas bochornosas en conferencias de trabajo: las encontrarás a montones. Hay quien se olvida de silenciar el micrófono antes de pulsar el botón de la cisterna y quien empieza a criticar a un jefe sin haberse desconectado de la conferencia. Y ésas son sólo algunas de las muchas formas de ponerse en evidencia. Los cinco puntos detallados a continuación son cosas que deberías evitar a toda costa:

• Calidad de sonido deficiente
• Olvidar silenciar el micrófono
• Olvidar silenciar el móvil o las notificaciones del ordenador
• Entrar en una reunión sin preparación previa
• No tomar apuntes (o no prestar atención)

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LAS CONFERENCIAS

Una conferencia improductiva es una gran pérdida de tiempo. Es frustrante reservar una hora para algo que no conduce a nada. Ese tiempo podría haberse usado para algo importante, como terminar un proyecto, ver vídeos en YouTube o averiguar el menú del día en tu restaurante favorito.

Pon en práctica estas sugerencias para que tus conferencias sean productivas:

1. Envía una invitación de calendario a cada invitado (¡con el huso horario correcto!)
2. Confirma quién llamará a quién, y a qué número
3. Redacta los puntos a tratar en la conferencia y síguelos
4. Designa a alguien para que levante el acta o grabe la conversación (pero antes de grabar asegúrate de que todo el mundo da su consentimiento)
5. Prueba tu equipo entre 10 y 15 minutos antes de la conferencia

CÓMO CELEBRAR UNA CONFERENCIA

A veces, dirigir una conferencia puede ser algo caótico, con participantes que pierden la conexión, la recuperan y la vuelven a perder; hablantes simultáneos; y opiniones múltiples que es preciso recordar. Pero con unos pocos preparativos puedes hacer que tus conferencias transcurran armoniosamente de principio a fin. Aquí te explicamos algunas de nuestras estrategias favoritas para dirigir conferencias productivas y gratificantes.

CÓMO INICIAR UNA CONFERENCIA

Si has leído las sugerencias anteriores, deberías tener preparado el orden del día y tu equipo listo antes de la hora de inicio de la llamada. A medida que vayan llegando los participantes, pídeles que anuncien su presencia para saludarles por su nombre. Comenta algo relevante o simplemente mantén una conversación trivial mientras va llegando el resto de los asistentes. Si hay personas que no han asistido a reuniones previas, preséntalas al resto de participantes.

Cuando hayan llegado todos, cita los puntos del orden del día y asegúrate de que todo el mundo tenga una copia para poder seguirlos. Recuerda a los presentes que digan su nombre antes de hablar, para evitar crear confusión. Si hay dos personas que se llaman igual, explica cómo te referirás a cada una.

DIRIGIR UNA CONFERENCIA

Después iniciar la llamada, debes seguir el orden del día para cumplir todos los objetivos definidos dentro del tiempo programado. Escribe posibles preguntas que quieras hacer, para que no se te olviden, y toma nota de cualquier acción requerida para determinar tus acciones posteriores. Cuando te dirijas a personas concretas, menciona sus nombres al hacerles preguntas o animarlas a hablar.

Una de las herramientas más eficaces para la calidad de las conferencias es el botón de silencio. Cuando el ruido de fondo es excesivo, puede ser difícil hablar o escuchar a otros. Aunque no seas consciente del problema con los auriculares puestos, el ruido de tu calefacción o del aire acondicionado, o el del teclado cuando lo usas o incluso los sonidos al otro lado de la ventana pueden hacer difícil oír información importante en una llamada. Por eso deberías tener silenciado el micrófono cuando no estés hablando. Pero recuerda desactivar el silencio cuando quieras decir algo.

Si tienes problemas de audio durante una llamada, notifícaselo a los demás, para que intenten corregirlo si es posible. Y recuerda que no pasa nada por pedir educadamente que alguien repita algo, si no lo has entendido.

Después de tratar los puntos del orden del día, dedica un tiempo para que los participantes puedan hacer preguntas. Asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar y expresar su opinión. Pero intenta evitar que hablen varias personas a la vez.

FINALIZAR UNA CONFERENCIA

Al final de la conferencia, haz un resumen de los puntos importantes y cerciórate de que nadie tenga más preguntas. Menciona las acciones requeridas para que todo el mundo sepa qué hacer. Proporciona tu información de contacto si es necesario, para que los participantes puedan comunicarse contigo en caso de tener más preguntas.