So führen Sie professionell klingende Videokonferenzen im Homeoffice

Videokonferenzen gehören für die meisten Remote-Mitarbeiter zum Alltag. Darum ist ein kristallklarer Klang dabei von großer Bedeutung. Tatsächlich ist schlechte Audioqualität während einer Videokonferenz wie eine E-Mail voller Tipp- und Grammatikfehler – schwer verständlich und unprofessionell. Mit großartigem Sound können Sie Ihren Standpunkt hingegen laut und deutlich vertreten. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Audiotools und -techniken, die Sie benötigen, um Videokonferenzen produktiver, professioneller und angenehmer zu gestalten.

Die Themen in diesem Leitfaden:

1. Verbesserung der Audioqualität in Videokonferenzen
2. Welches Mikrofon eignet sich am besten für Videokonferenzen?
3. Die besten Webcams für Videokonferenzen
4. Die beste Konferenz-Software
5. Tipps und Tricks für die optimale Mikrofonplatzierung
6. Tipps und Tricks für die Mikrofoneinstellungen
7. Der beste Raum für Videomeetings
8. Vorbereitung auf eine Videokonferenz
9. Benimmregeln für Videokonferenzen
10. Verbesserung der Produktivität in Videokonferenzen
11. Leiten eines Videomeetings

VERBESSERUNG DER AUDIOQUALITÄT IN VIDEOKONFERENZEN

Sie müssen kein Vermögen ausgeben, um die Audioqualität Ihrer Videokonferenzen zu verbessern. Mit preiswerter Hardware und ein paar einfachen Tricks können Sie sicherstellen, dass Sie immer gut zu hören und zu sehen sind.

Eingebaute Laptop-Mikrofone sind praktisch für ein kurzes Gespräch mit Familie und Freunden, aber sie sind nicht für längere Diskussionen gedacht, bei denen es auf jedes Detail ankommt. Aufgrund ihrer festen Position über der Tastatur lassen Laptop-Mikrofone Ihre Stimme weit entfernt und hohl klingen und fangen oft übermäßig viele Hintergrundgeräusche ein – insbesondere Tippgeräusche, was das Schreiben von Notizen erschwert.

Wenn es um Ihre Karriere geht, brauchen Sie ein Mikrofon, das professionelle Ergebnisse liefert. Externe Mikrofone sorgen in diesem Fall für klares Audio und können leicht bewegt werden, um die perfekte Position für eine optimale Tonqualität zu finden. Die meisten Mikrofone für Konferenzgespräche verwenden auch Rauschunterdrückung, um Hintergrundgeräusche zu eliminieren.

Hier sind einige Tipps, wie Sie die Klangqualität mühelos verbessern:

TOP-5-TIPPS FÜR BESSERES AUDIO IN SKYPE-ANRUFEN

• Verwenden Sie ein hochwertiges Konferenzmikrofon.
• Tragen Sie Kopfhörer, um Echo oder Feedback zu vermeiden.
• Wählen Sie eine optimale Mikrofonplatzierung.
• Verwenden Sie die richtigen Mikrofoneinstellungen.
• Führen Sie das Gespräch an einem ruhigen Ort.

Für gute Konferenzgespräche gibt es zwei unverzichtbare Ausrüstungsgegenstände: ein externes Mikrofon und eine Webcam. Die meisten modernen Computer verfügen über eingebaute Mikrofone und Webcams, aber diese bieten oft nur eingeschränkte Qualität und Flexibilität.

Ein spezielles Mikrofon für Videokonferenzen kann sowohl die Klarheit Ihrer Stimme verbessern als auch störende Hintergrundgeräusche verhindern. Eine externe Webcam hilft Ihnen, professioneller auszusehen und besser mit Ihrem Körper zu kommunizieren. Gemeinsam trägt diese Ausrüstung dazu bei, eine echte Verbindung zu Ihren Kollegen herzustellen, anstatt nebenbei mit stumm geschaltetem Mikrofon durch Facebook zu scrollen.

WELCHES MIKROFON EIGNET SICH AM BESTEN FÜR VIDEOKONFERENZEN?

Bei der Auswahl eines Mikrofons für Videomeetings haben Sie drei grundsätzliche Optionen: USB-, XLR- und Bluetooth-Headsets. Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen den einzelnen Typen, um Ihnen zu helfen, das für Sie passende Mikrofon zu finden.

USB-MIKROFONE

USB-Mikrofone wie Yeti Nano oder Snowball lassen sich besonders einfach einrichten. Verbinden Sie sie einfach mit dem USB-Anschluss am Computer – fertig. Ihre Konferenz-Software sollte das Mikro automatisch erkennen und verwenden. Die meisten USB-Mikrofone sind mit verstellbaren Stativen ausgestattet, mit denen Sie leicht die perfekte Mikrofonposition finden. Viele USB-Mikrofone verfügen über einstellbare Richtcharakteristiken, je nachdem, ob sie es allein oder gemeinsam mit anderen nutzen. Da sie keine zusätzliche Ausrüstung benötigen, befinden sich Verstärkungsregler und Kopfhörerausgänge meist direkt am Mikrofon selbst, was sie ideal für alle macht, die von unterwegs aus anrufen.

XLR-MIKROFONE

XLR-Mikrofone wie Blackout Spark SL and Ember lassen sich mit professionellem Audiozubehör wie Mischpulten und Signalprozessoren verbinden, sodass sie eine gute Wahl für Mitarbeiter im Homeoffice mit Hobbys wie Musikaufnahmen, Podcasting, Games-Streaming oder Erstellung von YouTube-Videos sind. Sie erfordern jedoch etwas mehr Zubehör, beispielsweise eine Audioschnittstelle für die Verbindung mit dem Computer, da sie über kein USB-Kabel verfügen.

BLUETOOTH-HEADSETS

Bluetooth-Headsets bieten von allen Konferenzmikrofonen die größte Mobilität, wodurch sie sich besonders für Multitasker eignen. Mit einem Bluetooth-Headset können Sie mal eben ein Konferenzgespräch führen, während Sie im Berufsverkehr stecken, Sport treiben oder kochen. Und da Headsets sowohl ein Mikrofon als auch mindestens einen Kopfhörer enthalten, brauchen Sie keine zusätzliche Ausrüstung zu kaufen.

DIE BESTEN WEBCAMS FÜR VIDEOKONFERENZEN

Bei Videokonferenzen ist ein professionelles Bild ebenso wichtig wie ein professioneller Klang. Die Verwendung einer Webcam mit körnigem, niedrig auflösendem Video ist wie das Führen eines Verkaufsgesprächs mit Senf auf dem Hemd.

Die meisten integrierten Laptop-Kameras sind von niedriger Qualität. Außerdem befindet sich die Kamera unverstellbar in dieser schrecklichen Position und nimmt Sie von unten auf – niemand sieht dabei besonders vorteilhaft auf. Externe HD-Webcams bieten die beste Bildqualität und Flexibilität für Konferenzgespräche.

Bei der Suche nach der richtigen Webcam sollten Sie auf drei Aspekte achten: Auflösung, Bildfrequenz und Produkteigenschaften.

AUFLÖSUNG

Bei der Auflösung gilt: Je höher, desto besser. Sie gibt an, wie viele Pixel eine Kamera verwenden kann, um ein Bild zu generieren. Eine höhere Pixelzahl bedeutet, dass die Kamera detailreicheres Video aufnehmen kann. HD-Webcams sind heutzutage recht günstig: Es gibt viele Modelle mit 720p für unter 90 €. Natürlich bieten 1080p- und 4K-Ultra-HD-Webcams eine noch bessere Bildqualität, aber 720p sind für Meetings mehr als ausreichend.

BILDFREQUENZ

Die Bildfrequenz ist die Anzahl der Einzelbilder oder Bilder, die pro Sekunde von Ihrer Webcam angezeigt werden. Höhere Raten bedeuten ein ruckelfreies Video. Die Mindestbildfrequenz für Videostreams beträgt 15 fps, aber mit 30 oder 60 fps sehen Sie tendenziell natürlicher aus.

PRODUKTEIGENSCHAFTEN

Die meisten modernen Webkameras sind mit Funktionen zur automatischen Verbesserung der Videoqualität ausgestattet. Eine Abdeckung zum Schutz der Privatsphäre ist beispielsweise ein Muss. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, brauchen Sie die Gewissheit, dass diese beiden Welten klar voneinander getrennt sind, und die Abdeckblende stellt sicher, dass Sie niemals versehentlich auf dem Bildschirm erscheinen. Der Autofokus sorgt dafür, dass das Bild immer scharf bleibt, egal wo Sie sitzen, während die automatische Lichtanpassung gewährleistet, dass Sie bei jeder Beleuchtung optimal aussehen.

Hier sind einige unserer Webcam-Favoriten für professionelle Videokonferenzen:

• Logitech C270 und die kabellose C310 bieten eine 720p-Auflösung bei 30 fps zu einem attraktiven Preis.
• Logitech C525 oder die kompakte B525 bieten eine 720p-Auflösung bei 30 fps in einem portablen Design, das ideal für unterwegs ist.
• Die Logitech C920S liefert Full HD-Videoqualität mit 1080p-Auflösung bei 30 fps. Sie bietet auch ein weites Sichtfeld für die Aufnahme der gesamten Szene, wenn Sie sich vor der Kamera befinden, und eine Abdeckblende, wenn Sie nicht gesehen werden möchten.
• Sowohl die Logitech C930e als auch die C925e bieten Full HD-Video mit 1080p-Auflösung bei 30 fps sowie viele nützliche Funktionen wie Autofokus, automatische Belichtungsanpassung und eine integrierte Abdeckblende. Die C930e bietet ein großes Sichtfeld und einen starken Zoom, was sie zu einer perfekten Lösung für dedizierte Konferenzräume macht.
• Logitech BRIO ist die ultimative Webcam für Konferenzgespräche mit 4K-Ultra-HD-Video, Bildgeschwindigkeiten von bis zu 90 fps und einer Reihe nützlicher Funktionen wie Autofokus, automatische Belichtungsanpassung und mehr.

DIE BESTE KONFERENZ-SOFTWARE

Sie haben Ihr Mikrofon, Ihre Webcam und eine heiße Tasse Kaffee. Nun ist es an der Zeit, die Videokonferenz vorzubereiten. Die spezifischen Schritte, die Sie zur Konfiguration Ihres neuen Zubehörs durchführen müssen, hängen davon ab, welche Software Sie verwenden. Zu unseren Favoriten zählen:

• Skype – die am häufigsten genutzte Konferenz-Software
• Zoom – eine Browser-basierte Lösung für das Hosten von Videomeetings
• UberConference – ein kostenloser Dienst, für den keine PINs oder Software-Installation erforderlich sind
• Webex – ein umfassend integrierte Videokonferenzlösung von Cisco
• Google Hangouts – Die Plattform von Google für Messaging, Videogespräche und VoIP-Anrufe.

TIPPS UND TRICKS FÜR DIE OPTIMALE MIKROFONPLATZIERUNG

Leider kann ein externes Konferenzmikrofon nicht alle Ihre Probleme mit der Gesprächsqualität lösen. Manche davon, wie übermäßige Hintergrundgeräusche oder Knackgeräusche, können durch eine schlechte Mikrofonplatzierung verursacht werden. Zum Glück lassen sich solche Probleme meist schnell und einfach beheben.

Es mag logisch erscheinen, aber als erstes müssen Sie sicherstellen, dass Sie in das richtige Ende des Mikrofons sprechen. Nicht alle Mikrofone funktionieren gleich. Die meisten Kondensatormikrofone nehmen den Schall von der Seite auf – in der Regel die Seite mit dem Logo. Wenn Sie oben in das Mikrofon sprechen, kann es nur den Widerhall Ihrer Stimme aufnehmen, sodass Sie weit entfernt klingen.

Dynamische Mikrofone sind jedoch typischerweise Frontmikrofone, d.h. Sie sprechen direkt in den oberen Teil (wie beim Karaoke). Weitere Informationen zu unseren Kondensator- und dynamischen Mikrofonen finden Sie auf unserer FAQ-Seite.

Ihre Stimme könnte auch wie von weit her klingen, wenn die Entfernung zum Mikrofon zu groß ist. Der ideale Abstand des Mikros zu Ihrem Mund ist 15 bis 30 cm. Wenn Sie das Mikrophon noch näher platzieren, kann Ihre Stimme dröhnend klingen, also achten Sie auf den richtigen Abstand. Wenn Sie ein Tischstativ verwenden, müssen Sie das Mikrofon möglicherweise etwas nach oben zum Mund hin neigen.

TIPPS UND TRICKS FÜR DIE MIKROFONEINSTELLUNGEN

Um einer Vielzahl von Anwendungen gerecht zu werden, sind einige Mikrofone für Konferenzgespräche mit einer Vielzahl von konfigurierbaren Einstellungen zur klanglichen Feinabstimmung ausgestattet. Viele Kondensatormikrofone verfügen über wählbare Richtcharakteristiken, die steuern, was das Mikrofon „hört“. Jede Richtcharakteristik nimmt einen anderen Bereich rund um das Mikrofon auf und erzeugt so einen jeweils leicht unterschiedlichen Klang.

• Die Nierencharakteristik nimmt nur den Schall direkt vor dem Mikrofon auf und sorgt so für einen sauberen, klaren Sound.
• Bei der Achtcharakteristik wird der Klang sowohl von der Vorder- als auch von der Rückseite des Mikrofons eingefangen. Daher eignet sie sich ideal für Gespräche mit mehreren Personen im selben Raum.
• Die Kugelcharakteristik nimmt rund um das gesamte Mikrofon auf – perfekt für Gruppenkonferenzgespräche.

Nachdem Sie sich für ein Richtcharakteristik entschieden haben, müssen Sie die Mikrofonverstärkung anpassen, damit jeder Sie laut und deutlich hören kann. Stellen Sie sich die Verstärkung als „Mikrofonempfindlichkeit“ vor: je höher die Verstärkung, desto empfindlicher wird das Mikrofon. Wenn die Verstärkung zu niedrig eingestellt ist, sind Sie zu leise und niemand kann Sie hören. Ist sie zu hoch, besteht die Gefahr des „Clipping“ (Übersteuerung), das eine unangenehm oder harsch klingende Verzerrung verursacht.

Sie erkennen es daran, dass Ihre Pegelanzeigen im roten Bereich sind. Daher ist es wichtig, vor jedem Anruf einen schnellen Soundcheck durchzuführen. Sprechen Sie in normaler Lautstärke und erhöhen Sie die Verstärkung, bis die Pegelanzeige anfängt, gelb oder orange zu leuchten. Drehen Sie sie dann wieder etwas nach unten.

Schließen Sie nun Ihre Kopfhörer an und stellen Sie die Lautstärke so ein, dass Sie alle anderen gut hören können. Bei Konferenzgesprächen sollten Sie unbedingt geschlossene oder In-Ear-Kopfhörer verwenden. Wenn Sie Lautsprecher verwenden, nimmt Ihr Mikrofon den Ton auf und lässt alle anderen Gesprächsteilnehmer ein Echo hören. Noch schlimmer: Es kann zu Rückkopplungen kommen. Sie wissen schon – diese furchtbaren Pfeifgeräusche, die man manchmal bei Konzerten hört. Garantiert möchten Sie nicht derjenige sein, der sie in einem Konferenzgespräch verursacht.

DER BESTE RAUM FÜR KONFERENZANRUFE

Wie jeder, dessen Videokonferenz schon einmal von seinem Kind unterbrochen wurde, nur allzu gut weiß, hat auch der Ort, an dem man sich während des Anrufs befindet, einen großen Einfluss auf die Audioqualität. Versuchen Sie, einen angenehmen und ruhigen Ort zu finden, an dem Sie ungestört sind. Cafés und Coworking-Büros eignen sich hervorragend, um nicht immer von zu Hause aus zu arbeiten, aber sie können auch laut sein.

Die eigenen vier Wände haben jedoch ebenfalls Nachteile – sei es ein bellender Hund, eine heulende Alarmanlage oder jemand, der morgens um 9 den Rasen direkt vor Ihrem Fenster mäht. Suchen Sie sich einen Ort in der Wohnung, der möglichst ruhig ist.

Auch die Raumgröße spielt keine geringe Rolle beim Klang. Sehr kleine Zimmer können ein kurzes Echo verursachen. Sie werden dann möglicherweise gefragt, ob Sie auf der Toilette skypen. Wenn Sie jedoch in einem zu großen Raum aufnehmen, kann es klingen, als wären Sie in einer Höhle. Perfekt ist ein mittelgroßer Raum, in dem sich einige dämpfend wirkende Gegenstände (wie Sofas und Vorhänge) vorhanden sind, um Schallreflexionen zu vermeiden.

VORBEREITUNG AUF EINE VIDEOKONFERENZ

Allzu oft werden Videomeetings wegen mangelnder Vorbereitung verzögert und abgebrochen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihre Geräte mindestens 15 Minuten vor dem Anruf einrichten und ausprobieren. Hier sind die einzelnen Schritte dafür:

1. Schließen Sie Mikrofon und Webcam an.
2. Öffnen Sie Ihre Videokonferenz-Software, rufen Sie die Einstellungen auf und stellen Sie sicher, dass Ihr externes Mikrofon und Ihre externe Webcam ausgewählt sind.
3. Ihr Mikrofon sollte auf Ihrem Schreibtisch stehen, mit einer Entfernung von 15 bis 30 Zentimeter zu Ihrem Gesicht und zum Mund hin zeigen.
4. Testen Sie die Schallpegel, indem Sie in normaler Lautstärke sprechen und die Verstärkung des Mikrofons so einstellen, dass das Signal laut und deutlich ist, ohne dass die Pegelanzeige rot wird.
5. Testen Sie die Videoeinstellungen und stellen Sie die Kamera so ein, dass Sie gut zu sehen und nichts von Ihnen ablenkt.
6. Wenn Sie einen Konferenzdienst nutzen, wählen Sie sich 3 bis 5 Minuten vor dem eigentlichen Beginn ein, um die anderen Teilnehmer zu begrüßen.

BENIMMREGELN FÜR VIDEOKONFERENZEN

Wenn Sie sich mal kurz ablenken möchten, suchen Sie online nach Horrorgeschichten über schlechtes Benehmen in Videomeetings – Sie werden nicht enttäuscht sein. Vom Betätigen der Toilettenspülung bei offenem Mikrofon bis hin zum Beschimpfen des Chefs, während dieser noch in der Leitung ist: Es gibt viele Arten, sich zu blamieren. Diese fünf häufigen Fehler sollten Sie beim Führen von Konferenzgesprächen unbedingt vermeiden:

• Schlechte Klangqualität
• Eigenes Mikro nicht stummschalten
• Störende Handy- oder Computertöne
• Teilnahme an der Konferenz ohne Vorbereitung
• Keine Notizen machen (oder unaufmerksam sein)

VERBESSERUNG DER PRODUKTIVITÄT IN VIDEOKONFERENZEN

Nichts fühlt sich wie eine größere Zeitverschwendung an als eine unproduktive Telefonkonferenz. Es ist einfach frustrierend, wenn man sich extra eine Stunde Zeit nimmt und am Ende nichts erreicht wird. Diese Zeit hätte man auch sinnvoller nutzen können, z. B. um ein Projekt abzuschließen, YouTube-Videos anzusehen oder gemütlich im Lokal nebenan zu Mittag zu essen.

Mit diesen fünf Tipps werden Ihre Videokonferenzen produktiver:

1. Senden Sie eine Kalendereinladung an alle Teilnehmer (mit der jeweils korrekten Zeitzone!).
2. Klären Sie im Voraus, wer wen anruft und unter welcher Nummer.
3. Schreiben Sie eine Themenliste für die Videokonferenz und arbeiten Sie diese ab.
4. Bestimmen Sie einen Protokollführer oder nehmen Sie das Meeting auf (holen Sie aber vorher das Einverständnis aller Teilnehmer ein)
5. Testen Sie Ihr Zubehör 10 bis 15 Minuten vor Beginn der Konferenz

LEITEN EINES KONFERENZANRUFS

Teilnehmer, die plötzlich verschwinden, Sprecher, die einander ins Wort fallen, und Personen, die vergeblich versuchen, sich Gehör zu verschaffen: Als Leiter einer Telefonkonferenz fühlt man sich manchmal wie ein Zirkusdirektor. Doch mit ein wenig Vorbereitung können Sie sicherstellen, dass Ihre Videokonferenzen von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen. Hier sind einige unserer bevorzugten Strategien zur Leitung von Videomeetings, die echte Ergebnisse bringen:

STARTEN EINES KONFERENZANRUFS

Sofern Sie die weiter oben genannten Tipps befolgt haben, haben Sie Ihre Themenliste vorbereitet und Ihre Ausrüstung aufgebaut, bevor der Anruf planmäßig beginnt. Wenn die einzelnen Teilnehmer dazukommen, sollten sie sich mit ihrem Namen melden, damit Sie jeden begrüßen können. Erzählen Sie etwas, das zum Thema passt oder betreiben Sie Smalltalk, um die Zeit zu überbrücken, bis alle Teilnehmer anwesend sind. Wenn es Teilnehmer gibt, die die anderen noch nicht kennen, stellen Sie sie dem Rest des Teams vor.

Wenn alle da sind, gehen Sie die Themenliste durch. Jeder sollte eine Kopie davon haben, damit er oder sie sich am Gespräch beteiligen kann. Weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, deutlich ihren Namen anzugeben, bevor sie sprechen, damit es keine Verwirrung gibt. Wenn zwei Teilnehmer den gleichen Vornamen haben, legen Sie vorher fest, wie Sie sie unterscheiden können.

LEITEN DES GESPRÄCHS

Nachdem Sie den Aufruf gestartet haben, halten Sie sich unbedingt an Ihre Themenliste, um sicherzustellen, dass Sie alle Punkte innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abarbeiten. Schreiben Sie alle Fragen auf, die Sie haben, um keine zu vergessen, und machen Sie sich Notizen zu allen nötigen Maßnahmen, damit Sie Ihre nächsten Schritte festlegen können. Wenn Sie mit anderen sprechen, achten Sie darauf, sie namentlich anzusprechen, wenn Sie eine Frage stellen oder um ihre Meinung bitten.

Eines der besten Hilfsmittel zur Verbesserung der Qualität Ihrer Videokonferenzen ist die Stummschalttaste. Das Zuhören kann furchtbar anstrengend sein, wenn es zu viele Hintergrundgeräusche gibt. Vielleicht hören Sie es selbst nicht, aber Dinge wie Ihre Heizung oder Klimaanlage, das Tippen auf der Tastatur oder sogar Geräusche draußen vor dem Fenster können wichtige Informationen übertönen. Deshalb sollten Sie das Mikrofon unbedingt stummschalten, wenn Sie nicht sprechen. Vergessen Sie nur nicht, es wieder einzuschalten, wenn Sie etwas sagen möchten.

Wenn während eines Anrufs Audioprobleme auftreten, teilen Sie dies den anderen Teilnehmern mit, damit sie versuchen können, das Problem zu beheben. Übrigens dürfen Sie ruhig jemanden höflich bitten, das Gesagte zu wiederholen, wenn Sie Schwierigkeiten haben, etwas zu verstehen.

Wenn Sie alle Themen Ihrer Liste besprochen haben, fragen Sie, ob es noch Fragen gibt. Achten Sie darauf, dass jeder die Möglichkeit hat, sich zu äußern und seine Meinung einzubringen – es sollten einfach nicht mehrere Personen gleichzeitig sprechen.

BEENDEN DES GESPRÄCHS

Fassen Sie am Ende Ihre wichtigsten Punkte noch einmal zusammen und stellen Sie sicher, dass es keine weiteren Fragen gibt. Nennen Sie alle Aufgaben, die sich durch die Konferenz ergeben haben, damit alle im Bilde über die nächsten Schritte sind. Geben Sie ggf. Ihre Kontaktdaten an, damit sich die Teilnehmer bei weiteren Fragen an Sie wenden können.